Oblačna shramba vs DMS: Zakaj Google Drive, Dropbox in OneDrive niso dovolj za poslovanje

Trilema oblačne shrambe: Google Drive, Dropbox ali OneDrive?

Ko podjetje razmišlja o dokumentih v oblaku, običajno izbira med tremi možnostmi: Google Drive, Dropbox ali OneDrive. Vsak ima prednosti, a vsi delijo isto temeljno težavo: zasnovani so za shranjevanje datotek, ne za upravljanje dokumentov.

Kakšen je razlika med oblačno shrambo in DMS?

Oblačna shramba je digitalni trdi disk v oblaku. DMS je sistem, ki razume, kaj so vasi dokumenti: jih klasificira, sledi rokom hrambe, zagotavlja regulatorno skladnost, omogoča e-podpise in ustvarja arhivske zapise.

Primerjava: Oblak vs DMS

Funkcija	Google Drive	Dropbox	OneDrive	DMS (Docavelo)
Brezplačni načrt	15 GB	2 GB	5 GB	Brezplačna raven
OCR iskanje	Omejeno	Ne	Ne	Da (AI)
Samodejna klasifikacija	Ne	Ne	Ne*	Da
Roki hrambe	Ne	Ne	Ne*	Da
Elektronski podpisi	Dodatek	Dropbox Sign	Dodatek	Vgrajeni
Delovni tokovi odobritev	Ne	Ne	Ne*	Da
Arhivska knjiga	Ne	Ne	Ne	Da
Revizijska sled	Osnovna	Osnovna	Osnovna	Podrobna
Regulatorna skladnost	Ne	Ne	Ne	Da

* Na voljo z licenco SharePoint Premium/E5 z dodatno konfiguracijo

5 znakov, da potrebujete DMS

1. Imate več kot 1.000 dokumentov

DMS z AI iskanjem najde dokumente v sekundah.

2. Imate zakonske zahteve glede hrambe

DMS vas opozori pred iztekom rokov in preprečit nenamerno izbris.

3. Se soočate z revizijami ali inšpekcijami

DMS ustvari poročilo v 30 sekundah.

4. Več kot 10 zaposlenih dela z dokumenti

DMS z RBAC samodejno upravlja dostop po vlogah.

5. Potrebujete e-podpise in dobavnice

DMS vključuje oboje v enoten delovni tok.

Zaključek: Oblačna shramba ≠ DMS

Če potrebujete klasifikacijo, roke hrambe, e-podpise, delovne tokove, arhivske zapise in revizijske sledi: potrebujete DMS.

Docavelo je DMS, ki združuje enostavnost oblačne shrambe z vsemi funkcijami, ki jih vase podjetje dejansko potrebuje. Preizkusite ga brezplačno.