Excel za sledenje dokumentom: Zakaj preglednice ne delujejo
Mnoga podjetja uporabljajo Excelove preglednice za sledenje dokumentom, pogodbam in računom. Tukaj je 8 razlogov, zakaj to preneha delovati, ko podjetje raste.
Klasični scenarij
Nekdo ustvari Excelovo preglednico: "Register pogodb." Stolpci: številka pogodbe, stranka, datum, potek, lokacija datoteke. Na začetku deluje odlično: 20 vrstic, pregledna tabela.
Leto pozneje? 500 vrstic. Tri različice: ena na strežniku, ena v elektronski posti direktorja, ena na prenosniku pravnika. Nobena ni ažurna.
8 razlogov, zakaj Excel ni za sledenje dokumentom
- Ni povezave med preglednico in datoteko: vpišete lokacijo, toda ne morete klikniti, da bi odprli
- Več različic preglednice: kdo ima zadnjo?
- Ni avtomatizacije: ročni vnos za vsak dokument: 2-3 ure/mesec za 50 dokumentov
- Ni opomnikov za roke: pogodba poteka? Excel vam ne bo povedal
- Ni nadzora dostopa na ravni vrstic: vsi vidijo vse
- Ni iskanja po vsebini: Excel išče samo to, kar ste ročno vpisali
- Ne raste: 5.000 vrstic postane počasen in neobvladljiv
- Ne izpolnjuje zakonskih zahtev: ni arhivska knjiga, ni klasifikacijskih oznak
Zaključek
Excel je odličen: za izračune in poročila. Toda za sledenje dokumentom je improvizacija, ki ustvari več težav, kot jih resi.
Docavelo nadomesti vase Excelove preglednice z inteligentnim sistemom, ki samodejno kategorizira, sledi rokom in omogoča AI iskanje. Vse, kar ste vnašali ročno, se zdaj dogaja samodejno. Preizkusite brezplačno.
