Google Drive vs DMS: Zakaj Google Drive ni dovolj za resno poslovanje
Google Drive je odličen za osebne datoteke, a za poslovne dokumente ima resne omejitve. Primerjali smo ga s pravim DMS: tukaj je, kaj smo ugotovili.
Zakaj podjetja uporabljajo Google Drive
Google Drive je priljubljen, ker je brezplačen (do 15 GB), enostaven in integriran z Gmail. Za majhne ekipe je povsem zadosten.
A ko vase podjetje raste, ko se pojavijo regulatorne zahteve: Google Drive pokaže svoje omejitve.
7 razlogov, zakaj Google Drive ne more nadomestiti DMS
1. Brez nadzora različic za PDF in skenirane dokumente
Za PDF, Word, Excel in skenirane dokumente ni razlicicenja.
2. Iskanje ne razume vsebine PDF
Pri datotekah PDF iskanje deluje le po imenih datotek.
3. Brez rokov hrambe
Google Drive ne ve, da mora biti račun hranjen 7 let.
4. Natančen nadzor dostopa je omejen
DMS ima RBAC.
5. Brez revizijske sledi
DMS beleži vsako dejanje.
6. Brez elektronskega podpisovanja
DMS ima integriran e-podpis.
7. Brez samodejne kategorizacije
DMS z AI samodejno kategorizira dokumente.
Podrobna primerjava
| Funkcija | Google Drive | Docavelo DMS |
|---|---|---|
| Iskanje vsebine PDF | Omejeno | AI + OCR iskanje |
| Skenirani dokumenti | Neiskljivi | OCR - iskljivi |
| Razlicicenje PDF | Ne | Da: celotna zgodovina |
| Roki hrambe | Ne | Samodejno sledenje |
| Elektronski podpis | Ne (tretja stranka) | Integriran QES + časovni žig |
| Samodejna kategorizacija | Ne | AI kategorizacija |
| Revizijska sled | Osnovna | Podroben revizijski dnevnik |
| Regulatorna skladnost | Delna | Polna (GDPR, eIDAS) |
| Cena (10 uporabnikov) | ~70 EUR/mesec (Business) | Od 25 EUR/mesec |
Zaključek
Preidite na Docavelo in prenehajte uporabljati osebno orodje za datoteke za resno poslovanje.
