Katera je prava datoteka? Kako rešiti kaos z različicami dokumentov
pogodba_KONCNA_r3_RES_KONCNA.pdf: če vam je to znano, imate problem z nadzorom različic. Tukaj je, kako ga rešiti.
Scenarij, ki ga pozna vsako podjetje
Direktor pošlje pogodbo stranki. Stranka spremeni dve klavzuli in jo pošlje nazaj. Pravnik popravi. Direktor doda nekaj. Končna različica? Nihče ni prepican. V deljeni mapi vidite:
pogodba_strankaX.docxpogodba_strankaX_r2.docxpogodba_strankaX_KONCNA.docxpogodba_strankaX_KONCNA_popravek.docxpogodba_strankaX_KONCNA_r2_RES.docx
Katero podpišemo?
Zakaj je to nevarno, ne le nadležno
- Pravne posledice: podpis napačne različice pomeni, da dogovorjeni pogoji niso vključeni
- Finančne izgube: napačna ponudba s staro ceno, poslana stranki
- Izguba casa: vsako "katera je zadnja različica?" stane 5-10 minut
Kako DMS resi nadzor različic
- Samodejno verzioniranje: vsaka sprememba samodejno shrani novo različico
- Zgodovina sprememb: kdo je spremenil kaj, kdaj in zakaj
- Zaklepanje dokumenta: medtem ko nekdo ureja, drugi ne morejo prepisati
- En vir resnice: en dokument, vsi vidijo isto različico
Zaključek
Kaos z različicami dokumentov stane cas, denar in ima lahko pravne posledice. Rešitev: en sistem, samodejno verzioniranje, popolna zgodovina.
Docavelo samodejno shrani vsako različico vsakega dokumenta. Vedno veste, katera je zadnja, kdo je kaj spremenil, in se lahko vrnete na katerokoli prejšnjo različico. Preizkusite brezplačno.
