Zakaj elektronska posta ni za poslovne dokumente: 7 težav, ki jih ignorirate
Podjetja imajo dokumente razpršene po elektronski posti, aplikacijah za sporočila in različnih kanalih. Tukaj je, zakaj je to resen problem in kako ga rešiti enkrat za vselej.
"Posljite mi po elektronski posti": stavek, ki podjetja stane tisočih ur
V povprečnem podjetju se dokumenti izmenjujejo prek elektronske poste, aplikacij za sporočila in različnih komunikacijskih kanalov. Računovodja potrebuje račun: prispe na klepet. Direktor potrebuje pogodbo: nekdo jo najde v starem elektronskem sporočilu. Dobavnica? Nekje v priponki izpred 3 mesecev.
To "deluje", dokler ne deluje več. In vedno preneha delovati v najslabšem trenutku: med davčnim pregledom, revizijo ali ko stranka zahteva dokazilo o dostavi.
7 težav s pošiljanjem dokumentov po elektronski posti
1. Dokumenti se izgubijo v nabiralniku
Povprečni poslovni uporabnik prejme več kot 120 elektronskih sporočil dnevno. Račun izpred enega meseca je pokopan pod stotinami drugih sporočil.
2. Ni nadzora različic
Sodelavec pošlje pogodbo r1. Vi prejmete popravek r2 po elektronski posti. Stranka pošlje pripombe prek klepeta. Končna različica je... kje?
3. Ni nadzora dostopa
Ko pošljete dokument po elektronski posti, izgubite nadzor nad njim. Kdo ga je posredoval naprej? Kdo ga je shranil na osebni prenosnik?
4. Omejena shramba
Brezplačna shramba elektronske poste se hitro napolni, ko je vsak račun 2-5 MB in dobavnice vsebujejo slike izdelkov.
5. Iskanje ne deluje za skenirane dokumente
Sodelavec skenira račun in ga pošlje kot sliko. Elektronska posta ne more iskati besedila znotraj te slike.
6. Ni kategorizacije
Elektronska posta ne loči računa od ponudbe, pogodbe od zapisnika sestanka. Vsi dokumenti so le "priponke."
7. Pravna neskladnost
Zakoni o arhiviranju zahtevajo hrambo dokumentov po kategorijah z določenimi roki hrambe. Elektronska posta ne izpolnjuje nobene od teh zahtev.
Rešitev: Centraliziran DMS
- En prostor za vse dokumente: brez več "kje sem to poslal?"
- AI iskanje: opišite dokument z besedami, sistem ga najde
- Samodejna klasifikacija: sistem prepozna vrste dokumentov
- Portal za stranke: namesto elektronske poste stranke naložijo neposredno v vas sistem
- Nadzor dostopa: kdo vidi kaj, s popolno revizijsko sledjo
Zaključek
Elektronska posta je bila narejena za komunikacijo, ne za upravljanje dokumentov. Vsakič, ko pošljete račun po elektronski posti, ustvarite nenadzorovano kopijo.
Docavelo nadomešča elektronsko pošto in aplikacije za sporočila pri izmenjavi dokumentov. Stranke naložijo prek portala, ekipe dostopajo prek DMS, AI pa najde katerikoli dokument v sekundah. Preizkusite brezplačno: 14 dni, brez kreditne kartice.
