Responsable de la protection du matériel documentaire

Obligation légale de designer une personne responsable

Selon l'article 9 de la Loi sur les matériaux d'archives et les activités archivistiques ("Journal officiel RS", n. 6/2020), chaque créateur et détenteur de matériel documentaire est tenu de designer une personne responsable de la protection du matériel documentaire et des matériaux d'archives.

Ce n'est pas optionnel: c'est une obligation légale pour toutes les entreprises, entrepreneurs, institutions et organisations en Serbie.

Qui peut être la personne responsable ?

La loi ne prescrit pas de qualifications spécifiques, mais en pratique c'est généralement :

Le directeur ou le propriétaire: le plus courant dans les petites entreprises
Un employé administratif: secrétaire, responsable de bureau
Le juriste de l'entreprise: si l'entreprise en dispose
Un employé d'archives: dans les grandes entreprises
Le comptable: courant en pratique, bien que pas idéal car il a déjà de nombreuses responsabilités

Il est important que ce soit une personne salariée de l'entreprise: il ne peut s'agir d'un prestataire externe (sauf dans les cas de services d'archivage externalises).

Quelles sont les fonctions de la personne responsable ?

1. Tenue du livre d'archives

Remplissage correct du livre d'archives tout au long de l'annee et soumission aux archives compétentes avant le 30 avril.

2. Application de la liste des catégories

Classification correcte de la documentation selon la liste des catégories de matériel documentaire adoptée.

3. Stockage des documents

Assurer des conditions de stockage adéquates: salle appropriée, température, protection contre l'humidite et l'incendie.

4. Procédure de destruction

Préparation des listes de documentation a détruire, soumission des demandes d'approbation aux archives, conduite de la procédure de destruction.

5. Communication avec les archives compétentes

Contact avec les archives territorialement compétentes: soumission des livres d'archives, obtention des approbations, réponse aux demandes.

6. Préparation aux inspections

Maintenir tous les documents et registres prêts pour tout audit éventuel de l'inspection archivistique.

Comment designer formellement la personne responsable

La désignation se fait par une décision interne ou une résolution signée par le directeur ou la personne autorisée. Le document doit contenir :

Nom complet de la personne désignée
Poste/fonction
Date de désignation
Description des fonctions
Base légale (article 9 de la Loi)
Signature du directeur et cachet de l'entreprise

Cette décision est conservée de façon permanente et présentée a l'inspection archivistique sur demande.

Que se passe-t-il si l'entreprise n'a pas designe de personne responsable ?

L'absence de personne responsable désignée constitue une infraction a la Loi. Les sanctions sont les memes que pour les autres infractions archivistiques :

Personnes morales : de 50 000 à 2 000 000 RSD
Personnes responsables : de 5 000 à 150 000 RSD

Conseils pratiques

Désignez quelqu'un qui a le temps: c'est une obligation réelle avec des taches concretes, pas une simple formalité
Fournissez une formation: les archives compétentes organisent souvent des formations gratuites pour les personnes responsables
Utilisez un logiciel: un système DMS réduit considérablement la charge de travail de la personne responsable
Prévoyez un remplaçant: si la personne responsable quitte l'entreprise, designez-en immédiatement une nouvelle

Conclusion

Designer une personne responsable de la protection du matériel documentaire est l'une des premières obligations de chaque entreprise au titre de la Loi sur les archives. Cette personne est le pilier de l'ensemble du système de gestion documentaire.

Docavelo facilite considérablement le travail de la personne responsable: automatise le livre d'archives, suit les durées de conservation, categorise la documentation et genere des rapports. Au lieu de la tenue manuelle des registres, la personne responsable utilise un système qui travaille pour elle. Essayez gratuitement.