Fermer une entreprise: que faire de vos documents
Fermer une entreprise n'autorise pas a jeter les documents. La loi impose des obligations de conservation et de transfert aux archives. Le guide complet.
Fermer une entreprise ≠ fermer les archives
De nombreux dirigeants pensent que la fermeture d'une entreprise met fin a l'obligation de conserver des documents. C'est faux. Les lois sur les archives exigent que la documentation soit préservée meme apres la cessation d'activite d'une personne morale.
Obligations légales lors de la fermeture
- Organisation de la documentation: tous les documents doivent être classes par année et catégorie
- Mise a jour du livre d'archives: inventaire complet de toute la documentation
- Séparation des archives permanentes: les documents a valeur durable sont separes
- Transfert aux archives de l'Etat: les archives permanentes sont transférées aux archives compétentes
- Destruction du matériel non permanent: uniquement avec l'approbation des archives
Durées de conservation applicables apres la fermeture
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| États financiers | Permanente |
| Documentation fiscale | 10 ans |
| Fiches de paie | Permanente |
| Contrats de travail | Permanente |
| Contrats commerciaux | 10 ans apres expiration |
| Factures | 10 ans |
Comment le DMS facilite la fermeture
- Transfert organise : tous les documents déjà categorises avec métadonnées
- Livre d'archives automatique : génération du livre d'archives complet pour le transfert
- Export en formats standards : PDF/A pour la conservation a long terme
- Piste d'audit : preuve de l'integrite des documents tout au long de la durée de conservation
Conclusion
Docavelo vous aide a fermer votre entreprise en conformité avec la loi. Livre d'archives automatique, documentation organisée et export pour le transfert aux archives de l'Etat. N'attendez pas le dernier moment: organisez vos documents maintenant.
