Organisation des documents RH: de l'embauche au départ
Contrats de travail, accords de confidentialité, bulletins de paie, évaluations de performance: la documentation RH exige une attention particulière et une conformité légale.
Documentation RH : sensible et obligatoire
Pour chaque employé, une entreprise doit conserver : contrat de travail, avenants, accord de confidentialité, fiches de paie, certificats de formation, évaluations de performance, approbations de congés, toute mesure disciplinaire et documentation de fin de contrat.
Le droit du travail prescrit des durées de conservation de 5 ans a permanente pour les différents documents RH.
Cycle de vie des documents RH
- Embauche : CV, contrat de travail, copie de pièce d'identite, accord de confidentialité, documents d'integration
- Pendant l'emploi : bulletins de paie, registres de congés, évaluations, formations, avenants au contrat
- Départ : préavis de résiliation, protocole de passation, solde de tout compte, certificats de retraite
Comment le DMS aide les RH
Organisation par employé
Chaque employé a un dossier numérique avec tous les documents: du premier jour au dernier. Recherche par nom, service ou type de document.
Controle d'acces
Seul le service RH peut voir la documentation RH. Les managers ne voient que leurs subordonnes directs. Personne d'autre n'a accès aux données de paie ou aux dossiers disciplinaires.
Durées de conservation automatiques
Fiches de paie: permanentes. Déclarations de sécurité sociale: 5 ans. Le DMS suit automatiquement les durées de conservation et notifie quand il est temps de procéder a la destruction documentaire.
Checklists d'integration/depart
Nouvel employé ? Le DMS genere une checklist de tous les documents requis. Employé qui part ? Checklist pour la passation et la cloture du dossier.
Conclusion
Docavelo garde la documentation RH organisée, sécurisée et conforme a la loi. Controle d'acces, durées de conservation automatiques et registres complets. Essayez gratuitement.
