Pista de auditoria: por que el registro de acceso a documentos es obligatorio
Quien accedió al documento? Quien lo modifico? Quien lo elimino? Sin una pista de auditoria, no tiene respuestas a estas preguntas.
Que es una pista de auditoria?
Una pista de auditoria es un registro automático de todas las actividades relacionadas con los documentos: quien accedió, quien modifico, quien descargo, quien elimino, cuando y desde que ubicación. Es la "caja negra" de su sistema de gestión documental.
Por que es obligatoria la pista de auditoria?
- RGPD: debe saber quien accedió a datos personales
- Ley de archivos: la integridad de los documentos debe ser demostrable
- Estándares ISO: ISO 27001 exige el registro de accesos
- Auditorias fiscales: los inspectores pueden requerir prueba de que un documento no fue alterado
Que registra una pista de auditoria?
| Actividad | Datos registrados |
|---|---|
| Acceso a documento | Usuario, hora, dirección IP |
| Modificación de documento | Usuario, hora, que se cambio |
| Descarga | Usuario, hora, formato de descarga |
| Eliminación | Usuario, hora, motivo (si se proporciono) |
| Compartir | Usuario, destinatario, nivel de acceso |
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1: Un empleado afirma que nunca vio el contrato: la pista de auditoria muestra que abrió el documento 3 veces.
Ejemplo 2: Un inspector solicita prueba de que una factura no fue alterada: la pista de auditoria confirma la integridad desde el momento de la creación.
Conclusión
Docavelo registra automáticamente cada actividad sobre los documentos. Registros completos de acceso, modificación y eliminación, sin ningún trabajo adicional. Cumplimiento legal listo para usar. Pruebelo gratis.
