Como rellenar el libro de archivo: guía paso a paso para 2026
Instrucciones detalladas para rellenar el libro de archivo (arhivska knjiga) con ejemplos, plantillas y errores comunes. El plazo es el 30 de abril: prepárese a tiempo.
Que es el libro de archivo y por que es obligatorio?
El libro de archivo (arhivska knjiga) es un registro legalmente obligatorio donde toda persona jurídica y empresario en Serbia debe registrar todo el material documental (registraturski materijal) creado durante las operaciones comerciales. Según la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020), toda empresa debe mantener un libro de archivo y presentarlo al archivo competente antes del 30 de abril del ano en curso para el ano anterior.
Muchas empresas desconocen esta obligación o la ignoran, hasta que llega la inspección de archivos. Las multas para personas jurídicas pueden alcanzar los 2.000.000 RSD.
Que columnas contiene el libro de archivo?
El formulario del libro de archivo contiene las siguientes columnas:
| Columna | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Numero secuencial | Numero de entrada continuo, se traslada de ano en ano | 1, 2, 3... |
| Fecha de entrada | Fecha en que se registra la entrada | 15.01.2026 |
| Ano de creación | Ano en que se creo la documentación | 2025 |
| Marca de clasificación | Código de su lista de categorías | 04-02 |
| Contenido (descripción) | Breve descripción de la categoría documental | Facturas emitidas |
| Cantidad | Numero de carpetas, cajas o MB (para documentos electrónicos) | 3 carpetas |
| Periodo de conservación | Periodo de almacenamiento según la lista de categorías | 10 anos |
| Ubicación | Donde se almacena la documentación fisica/digitalmente | Estante 3, sala de archivo |
| Observaciones | Información adicional (destruido, entregado al archivo, etc.) | no aplica |
Paso a paso: como rellenar el libro de archivo
Paso 1: Preparar la lista de categorías
Antes de comenzar a rellenar, debe tener adoptada una Lista de categorías de material registral con periodos de conservación. Este documento define todos los tipos de documentación de su empresa y durante cuanto tiempo debe conservarse cada tipo. La lista debe ser aprobada por el archivo competente.
Paso 2: Recopilar toda la documentación del ano
Cree un inventario de toda la documentación creada o recibida durante el ano:
- Facturas (recibidas y emitidas)
- Contratos
- Documentación de RRHH
- Estados financieros
- Documentación fiscal
- Correspondencia general
- Documentación técnica
Paso 3: Clasificar la documentación
Asigne cada documento a la categoría apropiada según su lista de categorías. Cada categoría recibe su marca de clasificación.
Paso 4: Rellenar las columnas
Para cada categoría documental, introduzca los datos en el libro de archivo. El numero secuencial continua del ano anterior: no se empieza desde 1 cada ano.
Paso 5: Firmar y presentar
El libro de archivo lo firma la persona responsable de la protección del material registral. La presentación se realiza al archivo territorial competente (por ejemplo, el Archivo Histórico de Belgrado para empresas de Belgrado) antes del 30 de abril.
Errores mas comunes
- Empezar el numero secuencial desde 1 cada ano: El numero es continuo, se traslada del ano anterior
- No tener lista de categorías: Sin una lista aprobada, el libro de archivo carece de base
- Omitir la documentación electrónica: Las facturas electrónicas, correos electrónicos y contratos digitales también deben registrarse
- Cantidades inexactas: Indique con precisión el numero de carpetas/cajas o megabytes
- Rellenar retroactivamente en el ultimo momento: Mantenga el libro durante todo el ano, no solo antes del plazo
Libro de archivo electrónico o en papel?
La ley permite mantener el libro de archivo en formato electrónico. Esto es mucho mas practico porque permite:
- Generación automática de números secuenciales
- Búsqueda por cualquier campo
- Exportación a PDF o Excel para la presentación al archivo
- Integración con sistemas DMS para el llenado automático
Docavelo genera automáticamente el libro de archivo basándose en los documentos que carga en el sistema. En lugar de rellenarlo manualmente, el sistema rastrea cada documento y al final del ano: el libro de archivo esta listo con un solo clic.
Plazo y sanciones
El plazo para presentar el libro de archivo al archivo competente es el 30 de abril del ano en curso para la documentación creada en el ano calendario anterior.
Sanciones por no presentar o por registros inexactos:
- Personas jurídicas: de 50.000 a 2.000.000 RSD
- Empresarios: de 10.000 a 500.000 RSD
- Personas responsables: de 5.000 a 150.000 RSD
Conclusión
Rellenar el libro de archivo no tiene que ser complicado si cuenta con la preparación y la herramienta adecuadas. La clave es mantener los registros durante todo el ano, tener una lista de categorías aprobada y no esperar hasta el ultimo momento.
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