Lista de categorías de material registral: que es, como crearla y por que es obligatoria
Todo sobre la lista de categorías de material registral: obligación legal, como crearla, que categorías incluir y como obtener la aprobación del archivo competente.
Que es la lista de categorías de material registral?
La lista de categorías de material registral con periodos de conservación es un documento interno obligatorio que toda persona jurídica y empresario en Serbia debe adoptar. Contiene todos los tipos de documentación creados durante las operaciones comerciales, junto con los periodos durante los cuales cada tipo debe conservarse.
Sin este documento, una empresa no puede legalmente:
- Mantener un libro de archivo
- Destruir documentación con periodos de conservación expirados
- Organizar archivos de la forma prescrita
Base legal
La obligación de crear la lista de categorías esta prescrita por el Articulo 11 de la Ley de materiales de archivo y actividades de archivo ("Gaceta Oficial de la RS", N.o 6/2020):
"El creador y titular de material registral y materiales de archivo esta obligado a adoptar una lista de categorías de material registral con periodos de conservación, con la aprobación previa del archivo competente."
Esto significa que la lista no solo debe existir, sino que debe ser aprobada por el archivo territorial competente.
Como es la lista de categorías?
La lista se organiza típicamente en formato tabular:
| Marca de clasificación | Nombre de la categoría | Periodo de conservación |
|---|---|---|
| 01 | Documentación fundacional (estatuto, decisión de registro) | Permanente |
| 02 | Actos normativos (reglamentos, decisiones, ordenes) | Permanente |
| 03 | Documentación de RRHH (contratos de trabajo, decisiones) | Permanente |
| 04-01 | Estados financieros (balance, cuenta de resultados) | Permanente |
| 04-02 | Facturas emitidas | 10 anos |
| 04-03 | Facturas recibidas | 10 anos |
| 05 | Documentación fiscal (declaraciones, resoluciones) | 5 anos |
| 06 | Documentos contables (asientos, extractos) | 5 anos |
| 07 | Contratos comerciales (con clientes, proveedores) | 10 anos tras vencimiento |
| 08 | Correspondencia empresarial general | 2 anos |
| 09 | Documentación técnica | Permanente |
| 10 | Documentación de SST (seguridad y salud en el trabajo) | 40 anos |
Esto es solo un ejemplo: su lista debe reflejar los tipos reales de documentación creados en su empresa.
Como crear una lista de categorías: paso a paso
1. Identificar todos los tipos de documentos
Revise todos los sectores y departamentos. Pregunte a los empleados que documentos crean o reciben. No olvide la documentación electrónica: facturas electrónicas, correos electrónicos, contratos digitales.
2. Determinar los periodos de conservación
Para cada tipo de documento, determine el periodo de conservación basándose en:
- Requisitos legales (Ley de contabilidad, Ley laboral, leyes fiscales)
- Necesidades internas del negocio
- Recomendaciones del archivo competente
3. Organizar en un sistema de clasificación
Asigne marcas de clasificación a cada categoría. Utilice un sistema numérico lógico y fácil de usar.
4. Adoptar por decisión interna
El director o persona autorizada emite una decisión de adopción de la lista de categorías.
5. Presentar al archivo competente para aprobación
Envie la lista a su archivo territorial competente. El archivo puede aprobar la lista o solicitar modificaciones. Solo tras recibir la aprobación la lista adquiere validez.
Problemas comunes
- Listas genéricas copiadas de internet: Cada empresa debe tener una lista adaptada a sus actividades
- Omisión de documentos electrónicos: Las facturas electrónicas, contratos electrónicos y correspondencia digital deben incluirse
- No actualizar cuando cambian las actividades: Si la empresa se expande o cambia su actividad, la lista debe actualizarse
- Sin aprobación del archivo: Una lista sin aprobación carece de fuerza legal
