Documentos eletrónicos ou digitalizados: qual tem validade legal
Um ficheiro criado de origem em formato digital não é o mesmo que uma fatura passada pelo scanner: a força jurídica depende da assinatura e do processo.
O arquivo eletrónico de documentos esta a tornar-se cada vez mais importante para os negócios, especialmente devido a novas obrigações legais como a submissão do livro de arquivo em 2025. A medida que o arquivo eletrónico se torna obrigatório, e essencial compreender a diferença entre documentos eletrónicos e digitalizados.
O Que e um Documento Eletrónico?
Um documento eletrónico e um registo criado diretamente em formato digital e pode ser:
- Uma fatura eletrónica
- Um contrato assinado digitalmente
- Um documento gerado em software de arquivo eletrónico
De acordo com a Lei sobre Documentos Eletrónicos, Identificação Eletrónica e Serviços de Confiança em Negócios Eletrónicos, um documento eletrónico e definido como "um conjunto de dados composto por letras, números, símbolos, materiais gráficos, áudio e vídeo, em formato eletrónico".
Vantagens do Arquivo Eletrónico de Documentos:
- Redução de custos com papel e impressão
- Pesquisa e partilha rápidas
- Maior segurança jurídica com assinaturas digitais e encriptação
O Que e um Documento Digitalizado?
Um documento digitalizado e um documento em papel convertido para formato digital. São, por exemplo, faturas digitalizadas ou copias digitais de contratos.
A Importância da Digitalização para o Arquivo Obrigatório de Documentos:
A digitalização permite uma melhor organização dos materiais de arquivo e facilita o cumprimento das obrigações legais, como a submissão do livro de arquivo.
Diferenças Principais Entre Documentos Eletrónicos e Digitalizados
| Característica | Documento Eletrónico | Documento Digitalizado |
|---|---|---|
| Origem | Criado digitalmente | Convertido a partir de papel |
| Utilização | Ideal para novos processos empresariais | Arquivo de registos antigos |
| Validade jurídica | Maior forca legal com assinatura digital | Depende do procedimento de digitalização |
Como Escolher a Estratégia Certa para Arquivo Eletrónico?
A sua estratégia deve combinar ambas as abordagens. O arquivo eletrónico e ideal para novos documentos, enquanto a digitalização ajuda a organizar arquivos existentes e facilita a submissão do livro de arquivo em 2025.
Compreender as diferenças entre documentos eletrónicos e digitalizados e fundamental para uma gestão de arquivo bem-sucedida. Embora possa parecer complexo, com o Docavelo, pode facilmente implementar soluções de arquivo eletrónico e alinhar o seu negocio com os requisitos legais.
