Arquivo de Guias de Remessa Eletrónicas: Retenção de 10 Anos
A lei exige conservar as guias de remessa eletrónicas pelo menos 10 anos (setor publico: para sempre). Saiba organizar o arquivo e enfrentar inspeções.
Durante Quanto Tempo Deve Conservar as Guias de Remessa Eletrónicas?
| Tipo de Entidade | Período de Retenção |
|---|---|
| Setor publico | Permanentemente |
| Setor privado | Mínimo 10 anos a partir da data de emissão |
O Que Exatamente Deve Conservar?
- Guias de remessa eletrónicas: todas as enviadas e recebidas
- Guias de receção eletrónicas: todas as confirmações
- Versões em papel com holograma: se utilizadas durante interrupções
- Rasto de auditoria: quem criou, modificou, confirmou
- Anexos: fotografias, CMR, certificados de qualidade
Onde São Armazenadas as Guias de Remessa Eletrónicas?
1. Sistema Central (Portal)
O portal armazena todas as guias centralmente, mas depender exclusivamente dele e arriscado: a lei coloca a responsabilidade em SI.
2. O Seu Próprio Sistema (Obrigatório)
Deve ter a sua própria copia. Opções: DMS (recomendado), arquivo ERP ou sistema de ficheiros.
Porque Escolher um DMS para Arquivo?
- Classificação automática: por destinatário, data, tipo de mercadoria
- Retenção garantida: previne eliminação acidental
- Integridade documental: valores hash, assinaturas digitais, rasto de auditoria
- Ligação cruzada: conecta guias de remessa com faturas, guias de receção, contratos
O Que os Inspetores Procuram
- Tem todas as guias de remessa?
- São pesquisáveis?
- Estão inalteradas?
- Tem um rasto de auditoria?
- Tem copias de segurança?
Lista de Verificação de Arquivo
- DMS ou ERP com arquivo de longo prazo
- Sincronização automática com o portal de guias de remessa eletrónicas
- Copia de segurança externa (nuvem ou física)
- Períodos de retenção configurados (10 anos / permanente)
- Proteção contra eliminação (bloqueio de retenção)
- Pesquisa por destinatário, data, tipo de mercadoria
- Rasto de auditoria ativado
- Ligação com faturas eletrónicas e guias de receção
Conclusão
O arquivo de guias de remessa eletrónicas não e opcional, e um requisito legal durante 10 anos. Não dependa exclusivamente do portal governamental.
O Docavelo arquiva automaticamente todas as guias de remessa eletrónicas durante mais de 10 anos, com pesquisa completa, rasto de auditoria e proteção contra eliminação. Sempre pronto para inspeções.
