Livro de arquivo 2026: como o manter corretamente e entregar ao arquivo competente
O livro de arquivo e obrigatório para qualquer empresa. O que deve conter, como preencher, prazos, sanções e a passagem ao livro eletrónico.
O que e o livro de arquivo e quem e obrigado a mantê-lo
O livro de arquivo e o inventario base de toda a documentação corrente que um produtor detem. Segundo o regime jurídico dos arquivos sob tutela da DGLAB, a obrigação de manter o livro de arquivo aplica-se a todos os sujeitos jurídicos e singulares cuja atividade gere documentação com valor permanente ou de longo prazo: sociedades comerciais, empresários em nome individual, organismos públicos, empresas publicas, instituições, sociedades de advogados, gabinetes de contabilidade, consultórios médicos e associações.
Por outras palavras, se a sua empresa emite faturas, celebra contratos, mantem registos de pessoal ou comunica com a administração, esta obrigada a ter livro de arquivo. Não importa se opera como Lda., SA, ENI ou associação. O que importa e que se gera documentação.
O que deve estar registado
No livro de arquivo não se anota cada documento individual, mas sim a quantidade anual produzida por categorias segundo o seu plano de classificação. Categorias típicas:
- Documentação financeira: faturas, guias de transporte, extratos bancários, folhas de caixa, contratos com clientes e fornecedores, documentação contabilística.
- Documentação de pessoal: contratos de trabalho, declarações a Segurança Social, mapas de ferias, decisões, acordos de cessação, processos individuais dos trabalhadores.
- Atos jurídicos e correspondência: atos gerais, estatutos, regulamentos, deliberações, atas de assembleias e conselhos.
- Documentação patrimonial: contratos de compra e venda, arrendamentos, documentação de matricula de viaturas, certificados, licenças de obra.
- Documentação judicial e fiscal: ações, sentenças, decisões da Autoridade Tributaria, autos de inspeção.
- Documentação técnica: projetos, certificados, relatórios de ensaio, livros de obra (para empresas de construção).
Formato de inscrição: o que se anota exatamente
Cada linha do livro de arquivo contem normalmente:
- Numero de ordem em continuidade desde a constituição da empresa
- Ano de criação da documentação
- Código do plano de classificação (categoria)
- Conteúdo (descrição breve, por exemplo 'Faturas emitidas 2024')
- Quantidade (numero de dossiers, capilhas, caixas ou metro linear)
- Local de conservação (escritório, armazém, prestador externo)
- Prazo de conservação em anos
- Notas (por exemplo 'digitalizado', 'eliminado 2034')
Prazos de conservação por categoria
| Tipo de documentação | Prazo de conservação |
|---|---|
| Financeira e contabilística | 10 anos |
| Salários, declarações a SS, processos individuais de pessoal | 50 anos ou permanente |
| Contratos de imóveis | 10 anos apos a cessação |
| Estatutos, atos gerais, atas de assembleia | permanente |
| Processos judiciais | 10 anos apos transito em julgado |
| Decisões inspetivas e fiscais | 10 anos |
| Correspondência operacional | 2 a 5 anos |
Entrega ao arquivo competente
O livro de arquivo mantem-se de forma continua, e uma copia e enviada uma vez por ano ao arquivo distrital competente, na pratica ate 30 de abril relativamente ao ano anterior. A competência do arquivo determina-se pela sede da empresa. Lisboa, por exemplo, e coberta pelo Arquivo Nacional Torre do Tombo e pelo Arquivo Distrital de Lisboa; empresas fora de Lisboa recorrem aos arquivos distritais respetivos.
Junto com o livro de arquivo, uma vez por ano e preparada uma proposta de eliminação do material sem valor cujo prazo de conservação expirou. A eliminação apenas se executa com autorização do arquivo, nunca de forma autónoma.
Livro de arquivo eletrónico (desde 2024)
Com as alterações legislativas de 2023, o livro de arquivo eletrónico passou a ter valor jurídico equivalente ao do livro em papel. Isto significa que pode mantê-lo em software, conservá-lo assinado digitalmente e entregá-lo ao arquivo em forma eletrónica (XML, PDF/A assinado com assinatura eletrónica qualificada). A maioria dos arquivos competentes passa a receção eletrónica a partir de 2026 e alguns já a aceitam.
Vantagens do livro eletrónico: zero perdas (o livro não se pode extraviar ou danificar como o papel), inventario automático assim que o documento e introduzido no DMS, pesquisa em vez de folhear, prazo de eliminação automático calculado para cada linha.
Sanções por manutenção incorreta
O controlo do material arquivístico e exercido pela DGLAB e pelos arquivos competentes. Sanções previstas: para a pessoa coletiva, coimas administrativas significativas por não manutenção do livro de arquivo, registos irregulares, plano de classificação não conforme ou destruição autónoma de material sem autorização. Para o responsável da pessoa coletiva, sanções pessoais adicionais. A pratica mostra que as sanções são aplicadas mais frequentemente apos denuncia (por exemplo, de um antigo trabalhador em litígio) ou no âmbito de uma inspeção fiscal.
Erros mais frequentes na pratica
- Sem plano de classificação: o livro de arquivo mantem-se 'a vista', sem fundamento num plano de classificação. A inspeção deteta de imediato.
- Linhas sem prazos: regista-se o que existe, mas não se indica ate quando se conserva. Consequência: nunca se elimina, o arquivo cresce sem limite.
- Destruição autónoma: a empresa 'limpou o armazem' porque os documentos tinham mais de 10 anos. Sem autorização do arquivo, e uma infração, mesmo que o prazo realmente tivesse expirado.
- Mistura entre documentação ativa e arquivo: a documentação do ano em curso não se inscreve no livro de arquivo (e gerida por protocolo). Entra no livro apenas apos o encerramento do ano.
- Entrega esquecida: a empresa mantem o livro corretamente, mas não envia a copia ao arquivo. A obrigação de envio e separada da obrigação de manutenção.
