Felhotarolas vs DMS: miért kevés a Drive és a Dropbox?
Osszehasonlitottuk mindhárom népszerű felhotalolasi szolgaltatast egy DMS-sel. Íme, miért nem tudja egyetlen felhotas tarhelyem sem helyettesiteni a valódi DMS-t.
A felhotalolasi trilemma: Google Drive, Dropbox vagy OneDrive?
Amikor egy vállalat felhős dokumentumokra gondol, jellemzően három lehetőség közül választ. Mindegyiknek vannak elonyei, de mindegyik ugyanabban az alapvető problemaban osztozik: fájlok tarolasara terveztek őket, nem dokumentumok kezelésére.
Mi a különbség a felhotalolas és a DMS között?
Felhotalolas egy digitális merevlemez a felhoben. DMS (Dokumentumkezelő Rendszer) egy rendszer, amely érti, mik a dokumentumai. A különbség olyan, mint egy könyvespolc és egy könyvtár között.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Mi hiányzik mindegyikbol
Google Drive: Egyszerű, de feluletese
- Előny: ingyenes 15 GB-ig, integralt a Gmaillel
- Hiányzik: OCR szkennelt dokumentumokhoz, megőrzési idoszakok, e-alairasok, archív könyv
Dropbox: Jo megosztashoz, rossz kezeleshez
- Előny: gyors szinkronizálás, kiváló asztali alkalmazás
- Hiányzik: dokumentum-osztalyozas, munkafolyamatok, szabalyozasi megfelelés
OneDrive: A Microsoft ökoszisztéma része, de nem elég egyedül
- Előny: mely integráció az Office alkalmazasokkal
- Hiányzik: automatikus osztályozás (SharePoint nélkül), helyi jogszabalyok
Párhuzamos összehasonlítás: Felhő vs DMS
| Funkció | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Docavelo) |
|---|---|---|---|---|
| Ingyenes csomag | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Ingyenes szint |
| OCR keresés | Korlátozott | Nem | Nem | Igen (AI) |
| Automatikus osztályozás | Nem | Nem | Nem* | Igen |
| Megőrzési idoszakok | Nem | Nem | Nem* | Igen |
| Elektronikus aláírás | Bővítmény | Dropbox Sign | Bővítmény | Beépített |
| Jóváhagyási munkafolyamatok | Nem | Nem | Nem* | Igen |
| Archív könyv | Nem | Nem | Nem | Igen |
| Audit nyomvonal | Alapszintu | Alapszintu | Alapszintu | Részletes |
| Szabalyozasi megfelelés | Nem | Nem | Nem | Igen |
* Érhető el SharePoint Premium/E5 licenccel további konfiguracioval
5 jel, hogy DMS-re ván szuksege
1. Több mint 1000 dokumentuma ván
Az AI kereséssel rendelkező DMS másodpercek alatt megtalál dokumentumokat.
2. Torvenyileg előírt megőrzési követelményei vannak
A DMS figyelmezteti Önt hataridok lejárta előtt és megakadalyozza a véletlen torlest.
3. Ellenorzesekkel vagy vizsgalatokkal néz szembe
A DMS 30 másodperc alatt generalja a jelentést.
4. Több mint 10 alkalmazott dolgozik dokumentumokkal
RBAC-val rendelkező DMS automatikusan kezeli a hozzáférést szerep szerint.
5. E-alairasokra és szallitolevelekre ván szuksege
A DMS mindkettot integralt munkafolyamatba foglalja.
Összefoglalás: Felhotalolas ≠ DMS
A Google Drive, Dropbox és OneDrive kiváló eszközök: arra, amire terveztek őket. De egyikuket sem üzleti dokumentumok szabalyozott kezelésére terveztek.
A Docavelo az a DMS, amely egyesiti a felhotalolas egyszeruseget az összes szükséges funkcival. Próbálja ki ingyenesen.
