Dokumentum munkafolyamat automatizálás: vege a kézi munkanak
Az automatikus elnevezesetol a jóváhagyási munkafolyamatokig: ismerje még, hogyan takarít még hetente orakat a dokumentum-automatizalas.
Mennyi időt pazarol manuális dokumentummunkara?
Az átlagos irodai dolgozó munkaidejenek 40%-at dokumentumokkal kapcsolatos feladatokra forditja. Ezek tobbsege automatizalhato.
Mit lehet automatizalni?
1. Automatikus fájl elnevezés
A DMS automatikusan nevezi el a dokumentumokat szabályok alapján. Az AI felismeri a dokumentum tipusat és kinyeri a kulcsfontosságú adatokat.
2. Automatikus kategorizálás
Amikor feltolt egy dokumentumot, az AI elemzi és a megfelelő mappába helyezi automatikusan.
3. Jóváhagyási munkafolyamatok
- Az alkalmazott letrehoz/feltolt egy dokumentumot
- A rendszer automatikusan elkuldi a vezetonek jovahagyasra
- A vezető jovahagyja vagy visszakuldi atdolgozasra
- A dokumentum automatikusan aláírásra és archiválásra kerül
- Minden érintett értesítést kap
4. Automatikus archivalas
A régi dokumentumok automatikusan archivba kerülnek. A lejárt megőrzési idejű dokumentumok törlése jelolodnek.
5. Automatikus ertesitesek
- Szerződés 30 napon belül lejár: megújítás
- Számla 15 napja fizetetlen: emlekeztetni
- Dokumentum 3+ napja vár jovahagyasra: eszkaláció
- Megőrzési időszak lejár: felülvizsgálat
A dokumentum-automatizalas megteerulese
| Feladat | Manuális (havonta) | Automatizált | Megtakarítás |
|---|---|---|---|
| Elnevezés és rendszerezes | ~15 óra | 0 óra | 15 óra |
| Dokumentum keresés | ~20 óra | ~1 óra | 19 óra |
| Jóváhagyási munkafolyamatok | ~10 óra | ~1 óra | 9 óra |
| Archivalas | ~5 óra | 0 óra | 5 óra |
| Összesen | 50 óra | 2 óra | 48 óra |
Egy 10 alkalmazottal rendelkező vállalat esetén ez havonta 480 óra: vagyis 3 teljes allasu pozíció.
Összefoglalás
A dokumentum-automatizalas nem a jövő: ez az a színvonal, amelyet versenytarsai már hasznalnak.
A Docavelo az első naptól automatizalja a manuális dokumentummunka 90%-at: toltson fel egy dokumentumot és az AI elintezi a többit.
