Excel a dokumentumok nyilvantartasahoz: Miért nem működnek a táblázatok
Sok vállalkozás Excel-tablazatokat használ a dokumentumok, szerzdesek és számlák nyilvantartasahoz. Íme 8 ok, amiért ez a módszer a cég novekedesevel kudarcot vall.
A klasszikus szcenárió
Valaki létrehoz egy Excel-tablazatot: "Szerzodesnyilvantartas." Oszlopok: szerzodessszam, ügyfél, dátum, lejárati idő, fájl helye. Eleinte remekul működik: 20 sor, tiszta táblázat.
Egy évvel később? 500 sor. Három verzió: egy a szerveren, egy az igazgató e-mailjeiben, egy az ügyvédnő laptopjan. Egyik sem aktuális.
8 ok, amiért az Excel nem alkalmas dokumentumnyilvantartasra
- Nincs kapcsolat a táblázat és a fájl között: beirja a helyet, de nem tudja megnyitni kattintással
- Több tablazatverzio: kinél ván a legfrissebb?
- Nincs automatizálás: kezzi bevitel minden dokumentumnál: havi 2-3 óra 50 dokumentumra
- Nincsenek hatarido-emlekeztetok: lejár a szerződés? Az Excel nem szól
- Nincs sor szintű hozzaferes-vezerles: mindenki mindent lát
- Nincs tartalomkereses: az Excel csak azt keresi, ámít On kezileg beirt
- Nem skalazodik: 5000 sor már lassu és kezelhetetlen
- Nem felel még a jogi követelményeknek: nem archív könyv, nincsenek besorolasi jelzesek
Kovetkeztetesek
Az Excel kivaloan alkalmas szamitasokra és jelentesekre. De dokumentumnyilvantartashoz egy olyan improvizáció, amely több problemat okoz, mint amennyit megold.
A Docavelo intelligens rendszerrel váltja fel az On Excel-tablazatait, amely automatikusan kategorizál, hatarideokat követ, és AI-keresest tesz lehetővé. Minden, ámít eddig kezileg írt be, most automatikusan történik. Próbálja ki ingyenesen.
