Miért nem való az e-mail üzleti dokumentumokhoz: 7 probléma, amelyet figyelmen kívül hagy

"Kuldd el nékem e-mailben": Egy mondat, ami ezer orajaba kerül a vallalatoknak

Az átlagos vallalatban a dokumentumok e-mailen, uzenetalkalmazasokon és különböző kommunikacios csatornákon keresztül cserelodnek. Ez "mukodik": amíg nem. És mindig a legrosszabb pillanatban áll le: ado-ellenorzes, vizsgálat vagy amikor az ugyfeel kiszallitasi bizonyítékot kér.

7 probléma a dokumentumok e-mailben való kuldesevel

1. A dokumentumok elvesznek a beejovo levelek között

Az átlagos üzleti felhasználó naponta 120+ e-mailt kap.

2. Nincs verziokontroll

Szerződés v1, javítás v2, ugyfeel megjegyzesek chaten. A végső valtozat... hol?

3. Nincs hozzáférés-szabályozás

Ha elkuldott egy dokumentumot e-mailben, elvesziti az ellenorzest felette.

4. Korlátozott tárolás

Az ingyenes e-mail tárolás gyorsan megtelik.

5. A keresés nem működik szkennelt dokumentumoknal

Az e-mail nem tud szoveget keresni a kepekben.

6. Nincs kategorizálás

Az e-mail nem különböztet még számlát ajanlattol. Minden dokumentum csak "melleklet."

7. Jogi még nem felelés

Az archiválási torvenyek megkovetellik a dokumentumok kategóriák szerinti tarolasat meghatározott megőrzési idoszakokkal. Az e-mail egyiknek sem felel még.

A megoldás: Centralizalt DMS

• Egy hely minden dokumentumnak
• AI keresés
• Automatikus osztályozás
• Ugyfeel portál
• Hozzáférés-szabályozás teljes audit nyomvonallal

Összefoglalás

Az e-mail kommunikciora készült, nem dokumentumkezelesre.

A Docavelo felvaaltja az e-mailt és az uzenetalkalmazasokat dokumentumcserekhez. Próbálja ki ingyenesen: 14 nap, bankkártya nélkül.