Revizijski trag: Zašto je evidencija pristupa dokumentima obvezna
Tko je pristupio dokumentu? Tko ga je promijenio? Tko ga je izbrisao? Bez revizijskog traga nemate odgovore na ova pitanja.
Sto je revizijski trag?
Revizijski trag je automatski zapis svih aktivnosti vezanih uz dokumente: tko je pristupio, tko je izmijenio, tko je preuzeo, tko je izbrisao, kada i s koje lokacije. To je "crna kutija" vašeg sustava za upravljanje dokumentima.
Zašto je revizijski trag obvezan?
- GDPR: morate znati tko je pristupio osobnim podacima
- Zakon o arhiviranju: integritet dokumenata mora biti dokaziv
- ISO standardi: ISO 27001 zahtijeva evidenciju pristupa
- Porezne kontrole: inspektori mogu tražiti dokaz da dokument nije mijenjan
Sto revizijski trag biljezi?
| Aktivnost | Zabilježeni podaci |
|---|---|
| Pristup dokumentu | Korisnik, vrijeme, IP adresa |
| Izmjena dokumenta | Korisnik, vrijeme, sto je promijenjeno |
| Preuzimanje | Korisnik, vrijeme, format preuzimanja |
| Brisanje | Korisnik, vrijeme, razlog (ako je naveden) |
| Dijeljenje | Korisnik, primatelj, razina pristupa |
Praktični primjeri
Primjer 1: Zaposlenik tvrdi da nikada nije vidio ugovor: revizijski trag pokazuje da je otvorio dokument 3 puta.
Primjer 2: Inspektor traži dokaz da račun nije mijenjan: revizijski trag potvrđuje integritet od trenutka kreiranja.
Zaključak
Docavelo automatski biljezi svaku aktivnost na dokumentima. Potpuni zapisi pristupa, izmjena i brisanja, bez ikakvog dodatnog rada. Zakonska usklađenost odmah po instalaciji. Isprobajte besplatno.
