Kako se hrvatska poduzeća mogu pripremiti za prijavu računa u stvarnom vremenu

Uvod: Prijavljivanje u stvarnom vremenu mijenja sve

Mandat Fiskalizacije 2.0 u Hrvatskoj ne zahtijeva samo elektroničko slanje računa. Zahtijeva prijavljivanje podataka o računima Poreznoj upravi u stvarnom vremenu, stvarajući okruženje kontinuirane kontrole transakcija (CTC) u kojem država ima gotovo trenutačni uvid u komercijalnu aktivnost diljem gospodarstva. Ovaj model prijavljivanja u stvarnom vremenu temeljito mijenja način na koji poduzeća moraju razmišljati o svojim procesima fakturiranja, integracijama sustava i kontrolama kvalitete podataka.

Za poduzeća navikla na serijsku obradu računa na kraju dana ili tjedna, prijelaz na prijavljivanje u stvarnom vremenu zahtijeva značajne prilagodbe radnih tijekova. Svaki račun mora biti validiran, poslan i potvrdjen prije nego sto se može smatrati pravno izdanim, stvarajući nove ovisnosti o dostupnosti sustava, mrežnoj povezanosti i točnosti podataka.

Portal FiskApplication

Portal FiskApplication centralno je sučelje Porezne uprave za usklađenost s Fiskalizacijom 2.0. Putem ovog portala poduzeća i njihovi ovlašteni AMS pružatelji usluga mogu upravljati konfiguracijama e-fakturiranja, pratiti status prijenosa, pregledavati rezultate validacije i pristupati povijesnim podacima o računima. Portal sluzi i kao operativni alat i kao nadzorna ploča za usklađenost.

Kljucne funkcije portala FiskApplication uključuju:

• Registracija i konfiguracija: Postavljanje poslovnih subjekata, dodjeljivanje korisnika i konfiguriranje parametara fakturiranja
• Praćenje prijenosa: Praćenje statusa poslanih računa u stvarnom vremenu, uključujući prihvaćanje, odbijanje i obavijesti o greškama
• Rezultati validacije: Detaljne povratne informacije o računima koji ne prolaze strukturnu ili poslovnu validaciju, s određenim kodovima grešaka za usmjeravanje ispravaka
• Pretraživanje i dohvaćanje računa: Pristup svim poslanim računima za pregled, izvoz i pripremu revizije
• Izvještavanje: Sažetak izvješća o aktivnostima fakturiranja, koristan za usklađivanje s internim računovodstvenim evidencijama

Poduzeća bi se trebala upoznati s portalom FiskApplication znatno prije roka za usklađenost, jer je razumijevanje njegovog sučelja i funkcionalnosti ključno za rješavanje problema i održavanje neometanog fakturiranja.

MICROeINVOICE za mala poduzeća

Prepoznajući da se mikropoduzeca i vrlo mala poduzeća suočavaju s nerazmjernim izazovima u usvajanju tehnologije e-fakturiranja, hrvatska vlada razvila je MICROeINVOICE, besplatnu web aplikaciju koja malim poduzećima omogućuje kreiranje, slanje i primanje usklađenih e-računa bez ulaganja u komercijalni softver. MICROeINVOICE je namijenjen poduzećima s malim obujmom računa koja ne trebaju napredne značajke komercijalnih platformi za e-fakturiranje.

MICROeINVOICE pruža sljedeće mogućnosti:

• Kreiranje računa: Vodeno sučelje za unos podataka o računima koje ih automatski formatira u skladu s EN 16931
• Izravni prijenos: Ugradjena veza s platformom Fiskalizacije 2.0 za slanje računa u stvarnom vremenu
• Mogućnost primanja: Mogućnost primanja i pregledavanja e-računa od poslovnih partnera
• Osnovno arhiviranje: Kratkoročna pohrana izdanih i primljenih računa unutar aplikacije

Iako MICROeINVOICE uklanja troškovnu prepreku za najmanja poduzeća, rastuće tvrtke trebat ce prijelaz na robusnija rješenja koja nude značajke poput automatizirane integracije podataka, skupne obrade, naprednog arhiviranja i kontrola pristupa za vise korisnika. Poduzeća bi trebala gledati na MICROeINVOICE kao polaznu točku, a ne kao trajno rješenje.

Radni tijekovi prijavljivanja B2B i B2G transakcija

Zahtjevi za prijavljivanje u stvarnom vremenu neznatno se razlikuju između B2B i B2G transakcija, a poduzeća moraju razumjeti oba radna tijeka:

Za B2B transakcije, proces slijedi ove korake:

• Korak 1: Prodavatelj kreira račun u usklađenom formatu (EN 16931 s hrvatskim CIUS proširenjima)
• Korak 2: Račun se šalje Poreznoj upravi putem AMS pružatelja ili portala FiskApplication
• Korak 3: Sustav validira račun prema strukturnim i poslovnim pravilima
• Korak 4: Nakon uspješne validacije, dodjeljuje se jedinstveni identifikator i račun se isporučuje kupcu
• Korak 5: Kupac prima račun putem svog AMS pružatelja ili pristupom portalu

Za B2G transakcije, proces prolazi kroz postojeći sustav eRacun koji koriste subjekti javnog sektora, pri čemu okvir Fiskalizacije 2.0 pruža temeljnu infrastrukturu za prijavljivanje. Dobavljači javnog sektora trebaju potvrditi da su njihovi sustavi za fakturiranje kompatibilni i sa zahtjevima Fiskalizacije 2.0 i s očekivanjima formata njihovih državnih klijenata.

Kvaliteta podataka i upravljanje greškama

Validacija u stvarnom vremenu znaci da se greške u kvaliteti podataka otkrivaju odmah, umjesto da se otkriju tjednima kasnije tijekom usklađivanja. Iako je to u konačnici korisno, zahtijeva od poduzeća implementaciju jačih kontrola kvalitete podataka uzvodno u procesu fakturiranja. Ceste greške validacije uključuju netočne porezne identifikacijske brojeve, neusklađene izračune PDV-a, nedostajuća obvezna polja i neusklađenost formata. Poduzeća bi trebala uspostaviti postupke praćenja grešaka i odrediti osoblje odgovorno za brzo rješavanje odbijenih računa kako bi se izbjegli zastoji u ciklusu fakturiranja.