Obveza arhiviranja računa 11 godina u Hrvatskoj: zahtjevi i kazne

Zakon o računovodstvu i rok od 11 godina

Hrvatski Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20, 114/22) propisuje da se knjigovodstvene isprave, uključujući račune, moraju čuvati minimalno 11 godina. Rok se računa od kraja poslovne godine na koju se dokument odnosi.

To praktično znaci da račune za 2025. godinu morate čuvati do kraja 2036. godine. Isti rok vrijedi i za e-račune koji su došli kroz HR-FISK sustav - obveza pohrane nije ispunjena samo time sto je račun pohranjen na platformi Porezne uprave.

Sto znaci 11-godišnje arhiviranje u praksi

Mnogi poduzetnici pogrešno smatraju da je dovoljno čuvati PDF račune na računalu ili u cloudu. Zakon o računovodstvu i porezni propisi zahtijevaju vise od toga:

• Neizmjenivost: arhivirani dokument mora biti identičan originalu - svaka izmjena mora biti zabilježena i objašnjiva
• Čitljivost: dokument mora biti čitljiv i pristupačniji cijelo vrijeme trajanja roka čuvanja, cak i ako se promijeni softver
• Sigurnosna kopija: mora postojati zaštićena rezervna kopija koja štiti od gubitka podataka
• Zaštita od neovlaštenog pristupa: dokument ne smije biti dostupan neovlaštenim osobama
• Dokazivost: u slučaju spora ili nadzora morate moci dokazati kada je dokument stvoren i da nije mijenjan

Integracija s HR-FISK sustavom

Uvođenjem obaveznog e-racunanja kroz HR-FISK od siječnja 2026., pojavila se nova dimenzija arhiviranja. HR-FISK čuva račune na strani Porezne uprave, ali to nije zamjena za vlastitu arhivu poslovnog subjekta. Naprotiv, prikupljeni e-računi iz HR-FISK-a moraju biti integrirani u interni arhivski sustav tvrtke kako bi bili dostupni za potrebe revizije, sudskih postupaka ili interne kontrole.

Porezna uprava RH napominje da ce u slučaju poreznog nadzora od obveznika tražiti vlastite arhivske primjerke dokumenata, a ne samo reference na HR-FISK sustav.

Kazne za kršenje obveze arhiviranja

Zakon o računovodstvu predvidja kazne za nepravilno čuvanje poslovne dokumentacije:

• Za pravne osobe: do 26.500 EUR
• Za odgovorne osobe: do 6.640 EUR

Kazne se izriču za: prerano uništavanje dokumenata, nepostojanje sigurnosnih kopija, nepoštivanje zahtjeva nepromjenljivosti, te nemogućnost predočavanja dokumenata poreznom nadzoru.

Digitalna arhiva vs. fizička arhiva

Zakon dopusta elektronsko arhiviranje uz uvjet da su ispunjeni propisani tehnicko-sigurnosni zahtjevi. Digitalna arhiva ima niz prednosti pred fizičkom:

• Nema troškova fizičkog prostora za skladištenje
• Trenutni pretraga i pristup dokumentima
• Automatsko istjecanje rokova s upozorenjem
• Kriptografski dokaz o neizmjenjenosti (hash vrijednosti)
• Geografska redundantnost štitit od katastrofalnih gubitaka