Piste d'audit: pourquoi la journalisation des accès aux documents est obligatoire
Qui a accede au document ? Qui l'a modifie ? Qui l'a supprime ? Sans piste d'audit, vous n'avez aucune réponse a ces questions.
Qu'est-ce qu'une piste d'audit ?
Une piste d'audit est un journal automatique de toutes les activités liées aux documents : qui a accede, qui a modifie, qui a telecharge, qui a supprime, quand et depuis quel emplacement. C'est la "boite noire" de votre système de gestion documentaire.
Pourquoi une piste d'audit est-elle obligatoire ?
- RGPD : vous devez savoir qui a accede aux données personnelles
- Loi sur les archives : l'integrite des documents doit être prouvable
- Normes ISO : la norme ISO 27001 exige la journalisation des accès
- Controles fiscaux : les inspecteurs peuvent exiger la preuve qu'un document n'a pas été modifie
Que consigne une piste d'audit ?
| Activité | Données enregistrées |
|---|---|
| Accès au document | Utilisateur, heure, adresse IP |
| Modification du document | Utilisateur, heure, ce qui a été modifie |
| Téléchargement | Utilisateur, heure, format de téléchargement |
| Suppression | Utilisateur, heure, motif (le cas échéant) |
| Partage | Utilisateur, destinataire, niveau d'acces |
Exemples pratiques
Exemple 1 : un employé affirme n'avoir jamais vu le contrat: la piste d'audit montre qu'il a ouvert le document 3 fois.
Exemple 2 : un inspecteur demande la preuve qu'une facture n'a pas été modifiée: la piste d'audit confirme l'integrite depuis le moment de la création.
Conclusion
Docavelo journalise automatiquement chaque activité sur les documents. Registres complets d'acces, de modification et de suppression, sans aucun travail supplémentaire. Conformité légale des le départ. Essayez gratuitement.
