OCR RH : numérisez dossiers, contrats et intégration

L'avalanche de papier a l'embauche

Chaque nouvelle recrue genere une pile de documents : contrat de travail signe, copies des pièces d'identite, formulaires fiscaux, inscription aux avantages sociaux, coordonnées bancaires, accord de confidentialité, formulaire de contact d'urgence, attestation de formation sécurité. Pour une entreprise recrutant 50 personnes par an, cela represente plus de 400 documents a traiter, vérifier, classer et rendre accessibles, pour toute la durée du contrat de chaque employé et souvent bien au-delà.

87 % des employeurs utilisent désormais l'IA dans au moins un aspect du recrutement, mais des que la lettre d'offre est signée, le processus revient au papier et au classement manuel. L'ecart entre le recrutement numérique et l'integration sur papier est l'endroit ou les documents se perdent, les échéances sont manquées et les lacunes de conformité émergent.

Les dossiers du personnel historiques : une archive introuvable

La plupart des entreprises ont des années de dossiers employés stockes sous forme de PDF scannnes, des dossiers personnels, des sanctions disciplinaires, des attestations de formation et des évaluations de performance. Ces archives sont complètement introuvables. Retrouver l'attestation de formation d'un employé spécifique de 2019 exige de savoir exactement dans quel dossier elle se trouve, ou de parcourir tous les fichiers du dossier du personnel jusqu'a la trouver.

Ce que l'OCR RH doit gérer

• Documents d'identite : passeports, cartes d'identite nationales, permis de travail avec des formats varies
• Contrats signes : signatures manuscrites sur documents imprimes, souvent partiellement remplis a la main
• Formulaires fiscaux et de paie : formulaires gouvernementaux avec mises en page spécifiques
• Attestations de formation : de plusieurs organismes dans des formats différents
• Aptitudes médicales : déclarations de santé pre-emploi avec informations sensibles

La complexité de la conservation

Les documents RH ont certaines des exigences de conservation les plus complexes : les contrats de travail doivent être conserves pendant la durée du contrat plus les années post-emploi légales, les enregistrements de paie jusqu'a 50 ans dans certaines juridictions, les enregistrements de formation pour des périodes de conformité réglementaire, et les dossiers médicaux avec des regles spéciales de protection des données. Gérer manuellement ces périodes de conservation superposées est source d'erreurs et risque.