Inspection archivistique : controles, préparation, sanctions
Tout ce que vous devez savoir sur l'inspection archivistique en Serbie: ce qu'elle audite, comment se préparer, quels documents elle exige et combien s'elevent les amendes.
Qu'est-ce qu'une inspection archivistique ?
Une inspection archivistique est un audit mene par les archives compétentes auprès des personnes morales et des entrepreneurs en Serbie, pour vérifier que la documentation est stockée, tenue et protégée conformément a la Loi sur les matériaux d'archives et les activités archivistiques.
Les inspections peuvent être régulières (planifiées) ou extraordinaires (sur plainte ou initiative). Toute entreprise en Serbie peut faire l'objet d'une inspection, quelle que soit sa taille ou son activité.
Que vérifient les inspecteurs ?
1. Règlement sur la protection du matériel documentaire
L'entreprise dispose-t-elle d'un règlement interne adopte ? Est-il a jour ? Les employés en sont-ils informes ?
2. Liste des catégories de matériel documentaire
Une liste des catégories avec les durées de conservation existe-t-elle ? A-t-elle été approuvée par les archives compétentes ? Correspond-elle aux types réels de documentation de l'entreprise ?
3. Livre d'archives
Est-il tenu ? Est-il correctement rempli ? A-t-il été soumis aux archives dans les délais (avant le 30 avril) ? Les numéros d'ordre sont-ils continus ?
4. Désignation de la personne responsable
Une personne responsable de la protection du matériel documentaire a-t-elle été formellement désignée ?
5. Conditions de stockage
Ou la documentation est-elle stockée ? La salle est-elle adéquate (seche, protégée contre l'incendie, verrouillée) ? Les étagères et classeurs sont-ils en ordre ?
6. Destruction de documents
L'entreprise a-t-elle détruit de la documentation ? Si oui: a-t-elle d'abord obtenu l'approbation des archives ? Un procès-verbal de destruction existe-t-il ?
Comment se préparer a une inspection
Utilisez cette checklist pour vérifier votre état de préparation :
- Règlement sur la protection du matériel documentaire adopte
- Liste des catégories approuvée par les archives compétentes
- Livre d'archives rempli et soumis pour toutes les années précédentes
- Personne responsable désignée (avec decision/resolution)
- Documentation stockée dans des conditions adéquates
- Si une destruction a eu lieu: approbation des archives + procès-verbal
- Documentation électronique correctement archivée
Sanctions pour les infractions
Selon les articles 42-43 de la Loi :
| Contrevenant | Fourchette de sanctions |
|---|---|
| Personnes morales | de 50 000 à 2 000 000 RSD |
| Entrepreneurs | de 10 000 à 500 000 RSD |
| Personnes responsables | de 5 000 à 150 000 RSD |
Les sanctions les plus sévères concernent la destruction de documentation sans approbation, surtout si des documents a valeur permanente sont détruits.
Que faire si votre entreprise n'a jamais soumis de livre d'archives ?
C'est un scenario courant. De nombreuses entreprises fonctionnent pendant des années sans jamais soumettre de livre d'archives. Dans ce cas :
- Ne paniquez pas, mais agissez immédiatement
- Remplissez rétroactivement les livres d'archives pour toutes les années précédentes
- Adoptez un règlement et une liste des catégories si vous n'en avez pas
- Désignez une personne responsable
- Contactez les archives compétentes: elles sont généralement coopératives et aident les entreprises qui viennent volontairement
Il vaut mieux contacter les archives vous-même que d'attendre une inspection.
Conclusion
Une inspection archivistique n'a rien d'effrayant: a condition que votre documentation soit en ordre. L'essentiel est une approche systématique : règlement, liste des catégories, livre d'archives et stockage adéquat.
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