Conformité NF Z42-013 : atteindre l'archivage a valeur probante en France
Les entreprises françaises doivent se conformer a la norme NF Z42-013 pour l'archivage électronique a valeur probante, intégrant les exigences du cloud, du RGPD et d'eIDAS.
NF Z42-013 : la norme pour les archives numériques a valeur juridique
La norme NF Z42-013 (alignée sur l'ISO 14641-1) est la norme française pour les systèmes d'archivage électronique qui préservent la valeur juridique (valeur probante) des documents stockes. La version 2020 integre des exigences relatives au stockage cloud, aux architectures de microservices, a la conformité RGPD et aux normes d'identification électronique eIDAS.
La conformité est obligatoire pour toute entreprise ayant besoin d'utiliser des documents archives électroniquement comme preuves juridiques: ce qui inclut pratiquement toutes les entreprises françaises traitant des factures, des contrats et des déclarations réglementaires.
Exigences clés pour la conformité NF Z42-013
- Intégrité : Les documents doivent être stockes de maniere a empêcher toute modification apres l'archivage
- Traçabilité : Chaque action sur un document archive doit être enregistrée avec horodatage et identification de l'utilisateur
- Pérennité : Le système d'archivage doit garantir la conservation des documents pendant toute la durée de rétention requise
- Accessibilité : Les documents archives doivent être récupérables dans un format lisible pendant toute la durée de rétention
- Confidentialité : Les controles d'acces doivent empêcher la consultation ou l'extraction non autorisée des documents archives
La convergence avec la facturation électronique
Avec l'approche du mandat de facturation électronique de septembre 2026, la conformité NF Z42-013 devient encore plus critique. Les factures électroniques reçues via les plateformes PDP doivent être archivées dans un système qui preserve leur valeur probante. Les coffres-forts numériques et les portails securises doivent être conformes a la fois a la norme NF Z42-013 et au RGPD, notamment pour la dématérialisation des bulletins de paie. Pres de 200 programmes de financement public sont recenses sur francenum.gouv.fr pour aider les entreprises a atteindre cette conformité, avec des subventions couvrant 30 % a 80 % des depenses.
