Comment remplir le livre d'archives : guide étape par étape pour 2026
Comment remplir le livre d'archives (arhivska knjiga) : exemples, modeles et erreurs courantes. Date limite le 30 avril, preparez-vous a temps.
Qu'est-ce que le livre d'archives et pourquoi est-il obligatoire ?
Le livre d'archives (arhivska knjiga) est un registre légalement obligatoire dans lequel chaque personne morale et chaque entrepreneur en Serbie doit enregistrer tout le matériel documentaire (registraturski materijal) cree au cours de l'activite commerciale. Selon la Loi sur les matériaux d'archives et les activités archivistiques ("Journal officiel RS", n. 6/2020), chaque entreprise doit tenir un livre d'archives et le soumettre aux archives compétentes avant le 30 avril pour l'annee précédente.
De nombreuses entreprises ignorent cette obligation, jusqu'a ce que l'inspection archivistique arrive. Les amendes pour les personnes morales peuvent atteindre 2 000 000 RSD.
Quelles colonnes le livre d'archives contient-il ?
Le formulaire du livre d'archives contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Numéro d'ordre | Numéro d'inscription continu, reporte d'annee en année | 1, 2, 3... |
| Date d'inscription | Date a laquelle l'inscription est enregistrée | 15.01.2026 |
| Année de création | Année de création de la documentation | 2025 |
| Marque de classification | Code de votre liste des catégories | 04-02 |
| Contenu (description) | Brève description de la catégorie documentaire | Factures sortantes |
| Quantité | Nombre de classeurs, boites ou Mo (pour l'electronique) | 3 classeurs |
| Durée de conservation | Période de stockage selon la liste des catégories | 10 ans |
| Emplacement | Ou la documentation est stockée physiquement/numeriquement | Étagère 3, salle d'archives |
| Remarques | Informations supplémentaires (détruit, soumis aux archives, etc.) | sans objet |
Étape par étape : comment remplir le livre d'archives
Étape 1 : préparer la liste des catégories
Avant de commencer a remplir, vous devez disposer d'une Liste des catégories de matériel documentaire avec les durées de conservation adoptée. Ce document definit tous les types de documentation de votre entreprise et la durée de conservation de chaque type. La liste doit être approuvée par les archives compétentes.
Étape 2 : rassembler toute la documentation de l'annee
Faites un inventaire de toute la documentation créée ou reçue au cours de l'annee :
- Factures (entrantes et sortantes)
- Contrats
- Documentation RH
- États financiers
- Documentation fiscale
- Correspondance générale
- Documentation technique
Étape 3 : classifier la documentation
Attribuez chaque document a la catégorie appropriée selon votre liste des catégories. Chaque catégorie reçoit sa marque de classification.
Étape 4 : remplir les colonnes
Pour chaque catégorie documentaire, saisissez les données dans le livre d'archives. Le numéro d'ordre continue a partir de l'annee précédente: vous ne recommencez pas a 1 chaque année.
Étape 5 : signer et soumettre
Le livre d'archives est signe par la personne responsable de la protection du matériel documentaire. La soumission se fait auprès des archives territoriales compétentes (par ex., les Archives historiques de Belgrade pour les entreprises de Belgrade) avant le 30 avril.
Erreurs les plus courantes
- Recommencer le numéro d'ordre a 1 chaque année: le numéro est continu, reporte de l'annee précédente
- Pas de liste des catégories: sans liste approuvée, le livre d'archives n'a pas de fondement
- Omission de la documentation électronique: les factures électroniques, les e-mails et les contrats numériques doivent aussi être enregistres
- Quantités inexactes: indiquez précisément le nombre de classeurs/boites ou de mégaoctets
- Remplissage rétroactif a la dernière minute: tenez le livre tout au long de l'annee, pas seulement avant la date limite
Livre d'archives électronique ou papier ?
La loi autorise la tenue du livre d'archives sous forme électronique. C'est beaucoup plus pratique car cela permet :
- La génération automatique des numéros d'ordre
- La recherche par n'importe quel champ
- L'export en PDF ou Excel pour la soumission aux archives
- L'integration avec les systèmes DMS pour le remplissage automatique
Docavelo genere automatiquement le livre d'archives a partir des documents que vous téléversez dans le système. Au lieu d'un remplissage manuel, le système suit chaque document et en fin d'annee: le livre d'archives est prêt en un clic.
Date limite et sanctions
La date limite de soumission du livre d'archives aux archives compétentes est le 30 avril de l'annee en cours pour la documentation créée au cours de l'annee civile précédente.
Sanctions pour non-soumission ou enregistrements inexacts :
- Personnes morales : de 50 000 à 2 000 000 RSD
- Entrepreneurs : de 10 000 à 500 000 RSD
- Personnes responsables : de 5 000 à 150 000 RSD
Conclusion
Remplir le livre d'archives n'a pas a être complique si vous disposez de la bonne préparation et du bon outil. L'essentiel est de tenir les registres tout au long de l'annee, de disposer d'une liste des catégories approuvée et de ne pas attendre le dernier moment.
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