Archivage des bons de livraison électroniques : 10 ans
La loi impose de conserver les bons de livraison électroniques au moins 10 ans (secteur public : en permanence). Comment archiver et gérer les controles.
Combien de temps devez-vous conserver les bons de livraison électroniques ?
| Type d'entite | Durée de conservation |
|---|---|
| Secteur public | De façon permanente |
| Secteur prive | Minimum 10 ans a compter de la date d'emission |
Que devez-vous exactement conserver ?
- Bons de livraison électroniques: tous ceux envoyés et reçus
- Bons de réception électroniques: toutes les confirmations
- Versions papier avec hologramme: si utilisées lors de pannes
- Piste d'audit: qui a cree, modifie, confirme
- Pièces jointes: photos, CMR, certificats de qualité
Ou sont stockes les bons de livraison électroniques ?
1. Système central (portail)
Le portail stocke tous les bons de façon centralisée, mais se fier uniquement a celui-ci est risque: la loi place la responsabilité sur VOUS.
2. Votre propre système (obligatoire)
Vous devez avoir votre propre copie. Options : DMS (recommande), archive ERP ou système de fichiers.
Pourquoi un DMS pour l'archivage ?
- Classification automatique: par destinataire, date, type de marchandise
- Conservation garantie: empeche la suppression accidentelle
- Intégrité documentaire: valeurs de hachage, signatures numériques, piste d'audit
- Liaison croisée: connecte les bons de livraison aux factures, bons de réception, contrats
Ce que les inspecteurs vérifient
- Avez-vous tous les bons de livraison ?
- Sont-ils consultables ?
- Sont-ils non modifies ?
- Avez-vous une piste d'audit ?
- Avez-vous des sauvegardes ?
Checklist d'archivage
- DMS ou ERP avec archivage long terme
- Synchronisation automatique avec le portail des bons de livraison électroniques
- Sauvegarde hors site (cloud ou physique)
- Durées de conservation configurées (10 ans / permanent)
- Protection contre la suppression (verrouillage de conservation)
- Recherche par destinataire, date, type de marchandise
- Piste d'audit activée
- Liaison avec les factures électroniques et les bons de réception
Conclusion
L'archivage des bons de livraison électroniques n'est pas optionnel: c'est une obligation légale de 10 ans. Ne vous fiez pas uniquement au portail gouvernemental.
Docavelo archive automatiquement tous les bons de livraison électroniques pendant plus de 10 ans, avec recherche complete, piste d'audit et protection contre la suppression. Toujours prêt pour les controles.
