Uvedba DMS: Vodic po korakih

Zakaj uvedba ne mora biti boleča

Največji strah pred uvedbo DMS: "Kako bomo prenesli vse dokumente?", "Zaposleni ne bodo želeli uporabljati novega sistema", "Bomo paralizirani več tednov". Nič od tega ne mora biti res: če sledite pravemu postopku.

Korak 1: Popis obstoječih dokumentov

Pred uvedbo naredite inventuro: koliko dokumentov imate, kje so (strežnik, elektronska posta, papir), kateri se aktivno uporabljajo, kateri so arhivski. To traja 1-2 dni in daje jasno sliko.

Korak 2: Določite strukturo

Določite kategorije: računi, pogodbe, kadrovska, projekti, korespondenca. Določite, kdo ima dostop do česa. Nastavite roke hrambe. DMS pomaga z vnaprej pripravljenimi predlogami za vas trg.

Korak 3: Nastavite uporabnike in vloge

Določite vloge: administrator, računovodja, direktor, zaposleni. Vsaka vloga ima določena dovoljenja: kaj lahko gleda, ureja, brise, deli.

Korak 4: Migracija dokumentov

Ne migrirajte vsega naenkrat. Začnite z novimi dokumenti: od danes gre vse v DMS. Stare dokumente migrirajte postopoma, po prednosti: aktivne pogodbe > tekočega leta > prejšnja leta.

Korak 5: Usposabljanje zaposlenih

Usposabljanje ne mora trajati ur. Če je DMS intuitiven, zadostuje 30 minut. Ključno: pokažite zaposlenim, kako jim DMS prihrani cas, ne kako zapleten je.

Korak 6: Začetek in spremljanje

Prvih 14 dni: intenzivna podpora. Spremljajte, kdo uporablja sistem in kdo ne. Rešujte težave takoj. Po enem mesecu: sistem postane rutina.

Pogoste napake pri uvedbi

• Poskus migracije vseh dokumentov naenkrat: paralizira podjetje
• Brez usposabljanja: zaposleni se vrnejo k starim navadam
• Prevec zapletena struktura: enostavneje je bolje
• Brez "ambasadorja" v ekipi: potrebujete eno osebo, ki vodi uvedbo

Zaključek

Docavelo se uvede v 1-2 dneh. Intuitiven vmesnik, vnaprej pripravljene predloge, usposabljanje vključeno. Začnite z novimi dokumenti danes: stare migrirajte postopoma. Preizkusite brezplačno.