Obvezno B2B e-fakturiranje v Sloveniji: Kaj rok januar 2028 pomeni za vase podjetje

Mandat januar 2028

Slovenija se pripravlja, da se pridruzni naraščajočemu številu evropskih držav, ki zahtevajo obvezno elektronsko fakturiranje med podjetji. Rok januar 2028 bo od vseh slovenskih podjetij zahteval izdajanje in prejemanje računov v strukturirani elektronski obliki, kar predstavlja pomemben odmik od sedanjega prostovoljnega okolja e-fakturiranja. Čeprav Slovenija že dolgo spodbuja e-fakturiranje (zlasti pri javnih naročilih, kjer je obvezno že več let) razširitev na vse B2B transakcije predstavlja temeljno spremembo načina ravnanja zasebnega sektorja s poslovno dokumentacijo.

Mandat temelji na že vzpostavljeni infrastrukturi za e-fakturiranje v Sloveniji in jo razširja na pokritje vsake komercialne transakcije med registriranimi podjetji, ne glede na panogo ali velikost podjetja. Ta casovnica daje podjetjem približno dve leti casa za pripravo svojih sistemov, procesov in osebja na prehod.

Standard e-SLOG in EN 16931

Slovenski e-racuni morajo biti skladni s standardom e-SLOG, ki je slovenska nacionalna implementacija evropskega standarda EN 16931. Standard e-SLOG določa podatkovno strukturo, obvezna polja in poslovna pravila, specifična za slovenske komercialne in davčne zahteve. Zagotavlja, da računi vsebujejo vse informacije, potrebne za skladnost z DDV, obdelavo plačil in avtomatizirano knjigovodstvo, hkrati pa ostajajo interoperabilni s sistemi za e-fakturiranje po celotni Evropski uniji.

EN 16931 zagotavlja semantični podatkovni model (skupni jezik, ki določa, kaj mora e-racun vsebovati) medtem ko e-SLOG dodaja slovenske razširitve in pravila za validacijo. Podjetja, ki že izmenjujejo e-racune s slovenskim javnim sektorjem, bodo poznala format e-SLOG, čeprav lahko posodobljene različice vključujejo dodatne zahteve pred uveljavitvijo B2B mandata.

Integracija omrežja Peppol

Slovenija je kot primarno infrastrukturo za izmenjavo e-racunov sprejela omrežje Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Peppol zagotavlja standardizirano, varno in interoperabilno omrežje za prenos elektronskih dokumentov med podjetji, tako doma kot čez meje. Z uporabo omrežja Peppol slovenska podjetja pridobijo dostop do globalnega omrežja udelezencev e-fakturiranja, kar poenostavlja čezmejno trgovino z drugimi državami, povezanimi s Peppol.

Za povezavo z omrežjem Peppol morajo podjetja sodelovati s certificiranim ponudnikom dostopne točke Peppol. Ti ponudniki skrbijo za tehnične vidike prenosa dokumentov, validacije formatov in omrežne varnosti. Izbira dostopne točke Peppol, ki podpira standard e-SLOG in ponuja integracijo z običajnimi sistemi ERP, je ključna zgodnja odločitev v procesu priprave.

Kazni in hramba podatkov

Neskladnost z mandatom za e-fakturiranje prinaša kazni v razponu od 100 do 3.000 EUR, odvisno od narave in teze kršitve. Te kazni veljajo za podjetja, ki ne izdajajo e-racunov v zahtevani obliki, jih ne pošiljajo po določenih kanalih ali izdajajo račune z manjkajočimi ali nepravilnimi obveznimi podatkovnimi polji. Ponovljene kršitve lahko privedejo do stopnjevanja kazni in povečanega nadzora s strani Finančne uprave (FURS).

Poleg tega mandat vključuje 2-letno zahtevo po hrambi podatkov za e-fakturiranje. Podjetja morajo hraniti izvirne strukturirane podatke računov (ne le PDF predstavitev) najmanj dve leti v obliki, ki omogoča avtomatizirano obdelavo in pregled. Ta zahteva je ločena od splošnih obveznosti hrambe davčnih evidenc, ki veljajo za daljša obdobja, in dopolnjuje le-te.

Priprava na prehod

Ker je rok januar 2028 se dve leti oddaljen, imajo podjetja dragoceno časovno okno za načrtovanje in sistematično uvedbo svojih rešitev za e-fakturiranje. Ključni koraki priprave vključujejo oceno trenutnih delovnih tokov fakturiranja, izbiro ponudnika dostopne točke Peppol, integracijo zmogljivosti e-fakturiranja v obstoječe sisteme ERP in računovodske sisteme ter temeljito testiranje pred uveljavitvijo mandata. Podjetja, ki začnejo zgodaj, bodo imela korist od bolj gladkih uvedb in možnosti reševanja težav brez pritiska bližnjega roka.