OCR za maloprodajo: obdelava računov dobaviteljev

Ozko grlo papirja, ki stane prodajo

43 % malih podjetij v ZDA bodisi ne sledi zalogam ali pa uporablja povsem ročne metode. Glavni vzrok pogosto ni lenoba - je to, da so podatki, ki jih potrebujejo, ujeti v papirju. Računi dobaviteljev, dobavnice, potrdila o prejemu blaga in dokumenti o vrnitvah leZe v mapah in e-postnih prilogah. Brez digitaliziranih, iskalnih podatkov iz teh dokumentov je upravljanje zalog ugibanje. In ugibanje vodi do izpraznitve zaloge: do 35 % pošiljk trpi izpraznitev zaloge zaradi pomanjkanja vidljivosti zalog v realnem času.

Izziv obsega

Srednje velik trgovec na drobno mesečno obdela tisoč računov dobaviteljev pri desetinah prodajalcev. Vsak račun ima drugačen format, drugačno postavitev polj in drugačno stopnjo podrobnosti. V velikem obsegu celo majhne stopnje napak OCR ustvarijo ogromne probleme usklajevanja - 2-odstotna stopnja napak na 5.000 računih pomeni 100 dokumentov, ki potrebujejo ročni popravek. Pomnožite to s časom za iskanje in popravljanje vsake napake, in "avtomatizacija" komaj prihranja cas.

Kaj mora OCR za maloprodajo obvladati

• Raznolikost formatov več dobaviteljev - vsak dobavitelj pošlje račune v svoji postavitvi
• Ekstrakcija postavk - ne le skupni zneski, ampak posamezni izdelki, količine in cene na enoto za ujemanje zalog
• Ujemanje dobavnice z računom - primerjava naročenega, dostavljenega in zaračunanega
• Skeniranje potrdil - potrdila o stroških iz nakupnih potovanj, zalog trgovine in operativnih stroškov
• Specifikacijski listi za izdelke - katalogi dobaviteljev in tehnične specifikacije za sezname izdelkov

Trostransko ujemanje: naročilnica, dostava, račun

Zlati standard za obveznosti do dobaviteljev je trostransko ujemanje: naročilnica ustreza dobavnici, ki ustreza računu. Brez OCR je to ujemanje ročno. Z OCR, ki ekstrahira strukturirane podatke (količine, cene, referenne številke), se ujemanje lahko avtomatizira - neskladnosti so označene pred plačilom, ne odkrite med usklajevanjem.