OCR za kadrovske dokumente: digitalizacija kartonov

Papirna poplava pri uvajanju

Vsak novi zaposleni ustvari kup dokumentov: podpisana pogodba o zaposlitvi, kopije preverjanja identitete, davčni obrazci, vpis v ugodnosti, bančni podatki, pogodba o nerazkritju, obrazec za nujne kontakte, potrdilo o varnostnem usposabljanju. Za podjetje, ki letno zaposluje 50 ljudi, je to 400+ dokumentov, ki jih je treba obdelati, preveriti, vloZiti in narediti dostopne - za celotno obdobje zaposlitve vsakega zaposlenega in pogosto se leta po njem.

87 % delodajalcev po svetu zdaj uporablja AI vsaj v enem vidiku zaposlovanja - toda v trenutku, ko je ponudbeno pismo podpisano, se postopek vrne k papirju in ročnemu arhiviranju. Vrzel med digitalnim zaposlovanjem in uvajanjem na osnovi papirja je tista, kjer se dokumenti izgubijo, roki zamudijo in nastanejo vrzeli v skladnosti.

Zastareliz kartoni zaposlenih: neiskljiv arhiv

Večina podjetij ima leta zaposlenih kartonov, shranjenih kot skenirani slikovni PDF-ji - kadrovske mape, disciplinski zapisi, spričevala o usposabljanju, ocene uspešnosti. Ti arhivi so povsem neiskljivi. Iskanje specifičnega spričevala o usposabljanju zaposlenega iz leta 2019 zahteva natančno vedeti, v kateri mapi je - ali brskanje po vsaki datoteki v kadrovsko mapi, dokler ga ne najdete.

Kaj mora OCR za kadrovske zadeve obvladati

• Dokumenti identitete - potni listi, osebne izkaznice, delovne dovoljenji z različnimi formati in varnostnimi značilnostmi
• Podpisane pogodbe - mokri podpisi na tiskanih dokumentih, pogosto delno ročno pisani
• Davčni in plačilni obrazci - vladno izdani obrazci s specifičnimi postavitvami polj
• Spričevala o usposabljanju - od več ponudnikov v različnih formatih
• Zdravniike ugotovitve - zdravniiske izjave pred zaposlitvijo z občutljivimi informacijami

Zapletenost hrambe

Kadrovski dokumenti imajo nekatere od najzapletenejših zahtev glede hrambe: pogodbe o zaposlitvi morajo biti hranjene za obdobje zaposlitve plus zakonska leta po zaposlitvi, plačilni zapisi do 50 let v nekaterih jurisdikcijah, zapisi o usposabljanju za regulativna obdobja skladnosti in medicinski zapisi s posebnimi pravili varstva podatkov. Ročno upravljanje teh prekrivajočih se obdobij hrambe je nagnjeno k napakam in tveganiam.

Kako Docavelo obvladuje kadrovske dokumente

Docavelo obdeluje kadrovske dokumente prek OCR z AI klasifikacijo, ki identificira vrste dokumentov in ekstrahira ključne podatke - datumi pogodbe, imena zaposlenih, podrobnosti spričeval in datumi poteka veljavnosti. Samodejne politike hrambe obvladajo zapletenost kadrovsko specifičnih obdobij hrambe. Vsi podatki so šifrirani z AES-256 na AWS S3, z nadzori dostopa po dokumentih, ki zagotavljajo, da občutljive kadrovske datoteke vidijo samo pooblaščeni zaposleni. Revizijska sled beli vsak dostop - kritično za skladnost z varstvom podatkov zaposlenih.