Migracija na DMS: Kako prenesti obstoječih dokumente
Največji strah ob prehodu na DMS: "Kaj pa nasi obstoječih dokumenti?" Tukaj je vodic za nebolecp migracijp.
Strah st. 1: "Imamo tisočih dokumentov"
Vsako podjetje, ki razmišlja o DMS, ima isti strah: "Kako bomo prenesli vse dokumente s strežnika, elektronske poste, arhivskih omar?" Odgovor: ni vam treba vsega naenkrat.
Korak 1: Popis obstoječih dokumentov
Pred migracijo naredite inventuro:
- Koliko dokumentov skupaj (ocenite po mapah)?
- Kje so: deljena mapa, elektronska posta, papir, oblak?
- V kakšnih formatih: PDF, Word, Excel, skenirani?
- Kateri se aktivno uporabljajo, kateri so arhivski?
Korak 2: Določite prednosti
- Novi dokumenti (takoj): Od prvega dne gre vse novo v DMS
- Aktivni dokumenti (teden 1-2): Aktivne pogodbe, tekoči projekti
- Zakonsko obvezni (teden 2-4): Davčna dokumentacija, kadrovski dosjei
- Arhivi (mesec 2-3): Starejša dokumentacija, po prednosti
Korak 3: Masovno nalaganje
Za velike količine: povlecite in spustite celotne mape. DMS ohrani vašo obstoječih strukturo map in samodejno uporabi OCR na skeniranih dokumentih.
Korak 4: AI označevanje
AI samodejno prepozna vrsto dokumenta, datum in vpletene stranke. Metapodatki se dodajo samodejno: vi samo preglejdete in popravite morebitne napake.
Korak 5: Vzporedno delovanje
Med migracijo: star in nov sistem delujeta vzporedno. Novi dokumenti gredo v DMS. Stari se postopoma prenašajo. Ko je vse migrirano: star sistem se ukine.
Časovni načrt
| Faza | Trajanje |
|---|---|
| Priprava in inventura | 1-2 dni |
| Nastavitev DMS | 1 dan |
| Migracija aktivnih dokumentov | 1-2 tedna |
| Vzporedno delovanje | 2-4 tedne |
| Popolna migracija | 1-3 mesece |
Zaključek
Migracija na Docavelo ne pomeni prekinitve poslovanja. Začnite z novimi dokumenti danes, stare migrirajte postopoma. Masovno nalaganje, AI označevanje in OCR naredijo postopek neboleč. Preizkusite brezplačno.
