Hramba računov po ZDDV-1 v Sloveniji: zakaj 10 let ni vedno dovolj in kdaj velja 20 let

Rok hrambe ni en sam

Ko slovenska podjetja razmišljajo o hrambi računov, najpogosteje navedejo deset let in stvar zaključijo. Vendar 86. člen Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) postavlja dva različna roka, in razlika med njima lahko podjetje stane resnih težav v davčnem nadzoru. Splošni rok hrambe računov je deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Za račune, povezane z nepremičninami, pa velja kar dvajset let.

To ni tehnikalija. Pomeni, da račun za gradbena dela, najem poslovnega prostora ali nakup nepremičnine ne smete uničit ali pobrisat po desetih letih, če mislite, da ste s tem opravili svoje. Dvajsetletni rok je posledica narave DDV pri nepremičninah, kjer se popravki odbitka DDV lahko raztezajo čez več let, zato mora dokumentacija ostati na voljo bistveno dlje.

Kaj točno zahteva 86. člen

ZDDV-1 dolaca, da mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam ali jih v njegovem imenu izda druga oseba, ter vseh računov, ki jih prejme. Hramba mora trajati deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo, oziroma dvajset let za račune v zvezi z nepremičninami. Pri tem zakon ne govori le o tem, kako dolgo, ampak tudi o tem, kako.

Med celotnim obdobjem hrambe morajo biti zagotovljeni pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa. To pomeni, da mora biti jasno, kdo je račun izdal, da vsebina ni bila spremenjena in da je račun mogoče prebrati ves cas hrambe. Če te tri lastnosti niso zagotovljene, račun morda formalno obstaja, a v davčnem postopku nima ustrezne dokazne vrednosti.

Elektronska hramba in pravica davčnega organa do dostopa

ZDDV-1 izrecno dopušča hrambo v elektronski obliki. Davčni zavezanec lahko račune hrani fizično ali elektronsko, na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Bistvo je nespremenljivost: ko je račun shranjen, ga ne sme biti mogoče naknadno tiho urediti.

Posebej pomembna je določba o dostopu. Če davčni zavezanec račune hrani z elektronskimi sredstvi, ki zagotavljajo spletni dostop do podatkov, ima davčni organ zaradi nadzora pravico do dostopa, prenosa in uporabe teh računov. To pomeni, da elektronska hramba ni le vase notranje udobje, ampak mora biti urejena tako, da lahko FURS ob nadzoru račune dejansko pridobi in uporabi. Mapa datotek na osebnem računalniku enega zaposlenega temu pogoju težko zadosti.

Kje se ZDDV-1 srečuje z drugimi predpisi

Pravila o hrambi računov ne stojijo sama zase. Ob ZDDV-1 je treba upoštevati tudi Zakon o računovodstvu, ki dolaca roke hrambe poslovne dokumentacije, in pri elektronski hrambi zahteve Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Različni roki za različne vrste dokumentov pomenijo, da podjetje potrebuje sistem, ki za vsak dokument ve, kako dolgo ga mora hraniti, in ga ne izbrise prezgodaj.

V praksi se največje napake zgodijo prav pri brisanju. Podjetje uvede pravilo čistka po desetih letih, avtomatsko pobriše stare datoteke in s tem nehote unici tudi račune, ki bi morali ostati dvajset let, ker se nanašajo na nepremičnine. Obratno, nekatera podjetja hranijo vse za vedno, kar pa odpira vprašanja varstva osebnih podatkov, saj računi pogosto vsebujejo podatke o posameznikih, ki jih ni dopustno hraniti dlje, kot je potrebno.

Praktični načrt za skladno hrambo

Najprej ločite dokumente po vrsti in jim pripišite pravilni rok: deset let za splošne račune, dvajset let za vse, kar je povezano z nepremičninami. Če niste prepričani, ali nek račun spada med nepremičninske, ravnajte previdno in uporabite daljši rok, dokler ne razjasnite. Drugič, zagotovite, da elektronska hramba ohranja pristnost, celovitost in čitljivost ves cas, ne le ob shranjevanju.

Tretjič, poskrbite za dostopnost. Ob morebitnem davčnem nadzoru morate biti sposobni račune hitro najti, prenesti in predati v obliki, ki jo davčni organ lahko uporabi. To pomeni urejeno strukturo, iskanje po dobavitelju, datumu in znesku ter zanesljive varnostne kopije. Četrtič, določite jasno politiko brisanja, ki ne izbrise dokumentov pred iztekom njihovega specifičnega roka, hkrati pa ne hrani osebnih podatkov dlje od potrebnega.

Hramba računov je videti kot administrativna podrobnost, dokler ne pride do nadzora ali popravka odbitka DDV pri nepremičnini čez petnajst let. Takrat se izkaze, ali je podjetje razumelo, da deset let ni univerzalni rok in da elektronska hramba pomeni več kot le shranjene datoteke. Podjetja, ki to uredijo vnaprej, se izognejo položaju, v katerem dokument, ki bi moral obstajati, preprosto ni več na voljo.