SharePoint vs DMS: Ali res potrebujete Microsoft 365 za upravljanje dokumentov?
SharePoint je močan, a zapleten. Primerjali smo ga s specializiranim DMS: kdo zmaga pri upravljanju poslovnih dokumentov?
SharePoint: Močan, a prezapleten?
Microsoft SharePoint je platforma za sodelovanje, intranet in upravljanje vsebine. A vprašanje, ki ga redko postavljajo, je: ali res potrebujete celoten SharePoint samo za upravljanje dokumentov?
Težava s SharePoint za upravljanje dokumentov
1. Zapletena nastavitev
Za delovanje SharePoint kot DMS morate konfigurirati knjižnice dokumentov, stolpce metapodatkov, delovne tokove, ravni dovoljenj. To zahteva administratorja SharePoint. DMS, kot je Docavelo, deluje takoj.
2. Zmeda med OneDrive in SharePoint
Microsoft 365 prihaja z OneDrive (osebni prostor) in SharePoint (timski prostor). Zaposleni pogosto ne vedo, kam shraniti. DMS ima eno centralno lokacijo za vse dokumente.
3. Iskanje zahteva pravilno konfigurirane metapodatke
DMS z AI samodejno izvleče metapodatke iz vsebine dokumenta.
4. Brez lokalizacije za lokalne predpise
SharePoint ne pozna lokalnih zakonov o arhiviranju. Lokaliziran DMS ima vse to vgrajeno.
5. Licenciranje je zapleteno in drago
Za polno funkcionalnost DMS na SharePoint potrebujete načrt Microsoft 365 E3 ali E5. To je 25 do 57 USD na uporabnika na mesec.
6. Brez vgrajenih elektronskih podpisov
DMS z vgrajenimi e-podpisi omogoča podpisovanje neposredno iz delovnega toka.
7. Brez arhivske knjige
DMS samodejno ustvarja arhivske zapise.
SharePoint vs DMS: Primerjava
| Merilo | SharePoint / OneDrive | DMS (Docavelo) |
|---|---|---|
| Nastavitev | Zapletena (potrebna ekipa IT) | Pripravljeno v 5 minutah |
| Samodejna klasifikacija | Ročna (metapodatki) | AI klasifikacija |
| Iskanje | Zahteva metapodatke | OCR + AI (deluje brez oznak) |
| Lokalni predpisi | Ročna konfiguracija | Vgrajeni |
| Stroški (50 uporabnikov) | 1.250-2.850 USD/mesec | Bistveno manj |
| Elektronski podpisi | Dodatna licenca | Vgrajeni |
| Arhivska knjiga | Ni na voljo | Samodejna |
| Mobilna aplikacija | Da | Da |
Zaključek
Docavelo vam da vse, kar potrebujete od DMS: brez ekipe IT, brez zapletene konfiguracije, brez dragih licenc.
