OCR în retail: proceseaza facturi și chitanțe la scara

Blocajul de Hârtie care Genereaza Pierderi de Vânzări

43% din micile afaceri din SUA fie nu urmăresc inventarul fie folosesc metode complet manuale. Cauza radacina este adesea nu lenea, ci faptul ca datele de care au nevoie sunt blocate în hârtie. Facturile furnizorilor, notele de livrare, confirmările de recepție a bunurilor și documentele de retur se afla în dosare și atașamente de email. Fără date digitizate și cautabile din aceste documente, gestionarea inventarului este ghicire. Și ghicirea duce la rupturi de stoc: pana la 35% din expedițiile de comenzi suferă rupturi de stoc din cauza lipsei vizibilității în timp real a inventarului.

Provocarea Volumului

Un retailer de dimensiuni medii proceseaza mii de facturi de la furnizori pe luna în zeci de furnizori. Fiecare factura are un format diferit, plasare diferita a câmpurilor și nivel diferit de detaliu. La scara, chiar și ratele mici de eroare OCR creeaza probleme masive de reconciliere: o rata de eroare de 2% la 5.000 de facturi inseamna 100 de documente care necesita corecție manuala. Inmulteste asta cu timpul de găsire și corectare a fiecărei erori, și "automatizarea" abia economiseste timp.

Ce Trebuie sa Gestioneze OCR-ul de Retail

• Diversitatea formatelor multi-furnizor: fiecare furnizor trimite facturi în propriul aspect
• Extracția elementelor de linie: nu doar totaluri, ci produse individuale, cantități și preturi unitare pentru potrivirea inventarului
• Potrivirea notei de livrare cu factura: compararea a ceea ce a fost comandat, livrat și facturat
• Scanarea chitanțelor: chitanțe de cheltuieli din călătorii de achiziții, materiale de birou și costuri operaționale
• Fise tehnice de produse: cataloage de furnizori și specificații tehnice pentru listele de produse

Potrivire în Trei Direcții: Comanda de Achiziție, Livrare, Factura

Standardul de aur pentru contabilitatea furnizorilor este potrivirea în trei direcții: comanda de achiziție se potriveste cu nota de livrare care se potriveste cu factura. Fără OCR, aceasta potrivire este manuala. Cu OCR care extrage date structurate (cantități, preturi, numere de referinta), potrivirea poate fi automatizata: discrepantele sunt semnalate înainte de plata, nu descoperite în timpul reconcilierii.