Responsável pela Proteção de Material de Registo

Obrigação Legal de Nomear uma Pessoa Responsável

De acordo com o Artigo 9 da Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivísticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020), todo o criador e detentor de material de registo e obrigado a designar uma pessoa responsável pela proteção de material de registo e materiais de arquivo.

Isto não e opcional, e uma obrigação legal para todas as empresas, empresários individuais, instituições e organizações na Serbia.

Quem Pode Ser a Pessoa Responsável?

A lei não prescreve qualificações especificas, mas na pratica e geralmente:

• Diretor ou proprietário: mais comum em pequenas empresas
• Colaborador administrativo: secretario, gestor de escritório
• Jurista da empresa: se a empresa tiver um
• Colaborador de arquivo: em empresas maiores
• Contabilista: comum na pratica, embora não seja ideal pois já tem muitas responsabilidades

E importante que seja uma pessoa empregada na empresa: não pode ser uma parte externa (exceto em casos de serviços de arquivo externalizados).

Quais São as Funções da Pessoa Responsável?

1. Manutenção do Livro de Arquivo

Preenchimento correto do livro de arquivo ao longo do ano e submissão ao arquivo competente ate 30 de abril.

2. Aplicação da Lista de Categorias

Classificação adequada da documentação de acordo com a Lista de Categorias de Material de Registo adotada.

3. Armazenamento de Documentos

Garantir condições de armazenamento adequadas: sala apropriada, temperatura, proteção contra humidade e incêndio.

4. Procedimento de Destruição

Preparação de listas de documentação para destruição, submissão de pedidos de aprovação ao arquivo, condução do procedimento de destruição.

5. Comunicação com o Arquivo Competente

Contacto com o arquivo territorialmente competente: submissão de livros de arquivo, obtenção de aprovações, resposta a pedidos.

6. Preparação para Inspeções

Manter todos os documentos e registos prontos para qualquer potencial auditoria de inspeção de arquivo.

Como Nomear Formalmente a Pessoa Responsável

A nomeação e feita através de uma decisão ou resolução interna assinada pelo diretor ou pessoa autorizada. O documento deve conter:

• Nome completo da pessoa nomeada
• Cargo/funcao
• Data de nomeação
• Descrição das funções
• Base legal (Artigo 9 da Lei)
• Assinatura do diretor e carimbo da empresa

Esta decisão e conservada permanentemente e apresentada a inspeção de arquivo quando solicitada.

E Se a Empresa Não Tiver uma Pessoa Responsável Nomeada?

Não ter uma pessoa responsável nomeada e uma violação ao abrigo da Lei. As penalizações são as mesmas que para outras violações de arquivo:

• Pessoas coletivas: de 50.000 a 2.000.000 RSD
• Pessoas responsáveis: de 5.000 a 150.000 RSD

Dicas Praticas

1. Nomeie alguém que tenha tempo: esta e uma obrigação real com tarefas concretas, não apenas uma formalidade
2. Providencie formação: os arquivos competentes frequentemente organizam formação gratuita para pessoas responsáveis
3. Utilize software: um sistema DMS reduz drasticamente a carga de trabalho da pessoa responsável
4. Planeie a substituição: se a pessoa responsável sair da empresa, nomeie imediatamente uma nova

Conclusão

Nomear uma pessoa responsável pela proteção de material de registo e uma das primeiras obrigações de cada empresa ao abrigo da Lei de Arquivo. Esta pessoa e o pilar de todo o sistema de gestão documental.

O Docavelo facilita significativamente o trabalho da pessoa responsável: automatiza o livro de arquivo, rastreia períodos de retenção, categoriza documentação e gera relatórios. Em vez de registos manuais, a pessoa responsável utiliza um sistema que trabalha por ela. Experimente gratuitamente.