Rasto de Auditoria: Porque o Registo de Acesso a Documentos E Obrigatório
Quem acedeu ao documento? Quem o modificou? Quem o eliminou? Sem um rasto de auditoria, não tem respostas para estas perguntas.
O Que E um Rasto de Auditoria?
Um rasto de auditoria e um registo automático de todas as atividades relacionadas com documentos: quem acedeu, quem modificou, quem descarregou, quem eliminou, quando e a partir de que localização. E a "caixa negra" do seu sistema de gestão documental.
Porque E Obrigatório um Rasto de Auditoria?
- RGPD: deve saber quem acedeu a dados pessoais
- Lei de arquivo: a integridade documental deve ser comprovável
- Normas ISO: a ISO 27001 exige registo de acessos
- Auditorias fiscais: os inspetores podem exigir prova de que um documento não foi alterado
O Que Regista um Rasto de Auditoria?
| Atividade | Dados Registados |
|---|---|
| Acesso a documento | Utilizador, hora, endereço IP |
| Modificação de documento | Utilizador, hora, o que foi alterado |
| Descarregamento | Utilizador, hora, formato de descarregamento |
| Eliminação | Utilizador, hora, razão (se fornecida) |
| Partilha | Utilizador, destinatário, nível de acesso |
Exemplos Práticos
Exemplo 1: Um colaborador afirma que nunca viu o contrato: o rasto de auditoria mostra que abriu o documento 3 vezes.
Exemplo 2: Um inspetor solicita prova de que uma fatura não foi alterada: o rasto de auditoria confirma a integridade desde o momento da criação.
Conclusão
O Docavelo regista automaticamente cada atividade sobre documentos. Registos completos de acesso, modificação e eliminação, sem trabalho extra. Conformidade legal incluída. Experimente gratuitamente.
