Encerrar uma Empresa: O Que Fazer com os Documentos
Encerrar uma empresa não significa que pode descartar documentos. A lei prescreve obrigações de retenção e entrega ao arquivo. Apresentamos o guia completo.
Encerrar uma Empresa ≠ Encerrar o Arquivo
Muitos empresários acreditam que encerrar uma empresa termina a obrigação de reter documentos. Não e verdade. As leis de arquivo exigem que a documentação deve ser preservada mesmo apos uma pessoa coletiva cessar a sua atividade.
Obrigações Legais no Encerramento
- Organização da documentação: todos os documentos devem ser organizados por ano e categoria
- Atualização do livro de arquivo: inventario completo de toda a documentação
- Separação de registos permanentes: documentos de valor duradouro são separados
- Entrega ao arquivo do estado: registos permanentes são transferidos para o arquivo competente
- Destruição de material não permanente: apenas com aprovação do arquivo
Períodos de Retenção Apos o Encerramento
| Tipo de Documento | Período de Retenção |
|---|---|
| Demonstrações financeiras | Permanente |
| Documentação fiscal | 10 anos |
| Registos salariais | Permanente |
| Contratos de trabalho | Permanente |
| Contratos comerciais | 10 anos apos expiração |
| Faturas | 10 anos |
Como o DMS Facilita o Encerramento
- Entrega organizada: todos os documentos já categorizados com metadados
- Livro de arquivo automático: gere o livro de arquivo completo para entrega
- Exportação em formatos padrão: PDF/A para preservação a longo prazo
- Rasto de auditoria: prova de integridade documental ao longo do período de retenção
Conclusão
O Docavelo ajuda-o a encerrar a sua empresa em conformidade com a lei. Livro de arquivo automático, documentação organizada e exportação para entrega ao arquivo do estado. Não espere ate ao ultimo momento: organize os seus documentos agora.
