Lista de Categorias de Material de Registo: O Que E, Como Criar e Porque E Obrigatória
Tudo sobre a Lista de Categorias de Material de Registo: obrigação legal, como criar, que categorias incluir e como obter aprovação do arquivo competente.
O Que E a Lista de Categorias de Material de Registo?
A Lista de Categorias de Material de Registo com Períodos de Retenção e um documento interno obrigatório que toda a pessoa coletiva e empresário individual na Serbia deve adotar. Contem todos os tipos de documentação criada durante as operações comerciais, juntamente com os períodos durante os quais cada tipo deve ser retido.
Sem este documento, uma empresa não pode legalmente:
- Manter um livro de arquivo
- Destruir documentação com períodos de retenção expirados
- Organizar arquivos da forma prescrita
Base Legal
A obrigação de criar a Lista de Categorias e prescrita pelo Artigo 11 da Lei sobre Materiais de Arquivo e Atividades Arquivísticas ("Jornal Oficial da RS", n.o 6/2020):
"O criador e detentor de material de registo e materiais de arquivo e obrigado a adotar uma lista de categorias de material de registo com períodos de retenção, com aprovação previa do arquivo competente."
Isto significa que a Lista não só deve existir, como deve ser aprovada pelo arquivo territorial competente.
Como E a Lista de Categorias?
A Lista e tipicamente organizada em formato tabular:
| Marca de Classificação | Nome da Categoria | Período de Retenção |
|---|---|---|
| 01 | Documentação de constituição (estatutos, decisão de registo) | Permanente |
| 02 | Atos normativos (regulamentos, decisões, ordens) | Permanente |
| 03 | Documentação de RH (contratos de trabalho, decisões) | Permanente |
| 04-01 | Demonstrações financeiras (balanço, demonstração de resultados) | Permanente |
| 04-02 | Faturas emitidas | 10 anos |
| 04-03 | Faturas recebidas | 10 anos |
| 05 | Documentação fiscal (declarações, decisões) | 5 anos |
| 06 | Documentos contabilísticos (lançamentos, extratos) | 5 anos |
| 07 | Contratos comerciais (com clientes, fornecedores) | 10 anos apos expiração |
| 08 | Correspondência comercial geral | 2 anos |
| 09 | Documentação técnica | Permanente |
| 10 | Documentação de SST (segurança e saúde no trabalho) | 40 anos |
Este e apenas um exemplo: a sua Lista deve refletir os tipos reais de documentação criada na sua empresa.
Como Criar uma Lista de Categorias: Passo a Passo
1. Identificar Todos os Tipos de Documentos
Percorra todos os setores e departamentos. Pergunte aos colaboradores que documentos criam ou recebem. Não esqueça a documentação eletrónica: faturas eletrónicas, emails, contratos digitais.
2. Determinar os Períodos de Retenção
Para cada tipo de documento, determine o período de retenção com base em:
- Requisitos legais (Lei da Contabilidade, Lei do Trabalho, leis fiscais)
- Necessidades internas do negocio
- Recomendações do arquivo competente
3. Organizar num Sistema de Classificação
Atribua marcas de classificação a cada categoria. Utilize um sistema numérico que seja lógico e fácil de usar.
4. Adotar por Decisão Interna
O diretor ou pessoa autorizada emite uma Decisão de adoção da Lista de Categorias.
5. Submeter ao Arquivo Competente para Aprovação
Envie a Lista ao seu arquivo territorial competente. O arquivo pode aprovar a Lista ou solicitar modificações. Só apos receber a aprovação e que a Lista se torna valida.
Problemas Comuns
- Listas genéricas copiadas da internet: Cada empresa deve ter uma lista adaptada as suas atividades
- Omissão de documentos eletrónicos: Faturas eletrónicas, contratos eletrónicos e correspondência digital devem ser incluídos
- Não atualizar quando as atividades mudam: Se a empresa expande ou muda a sua atividade, a Lista deve ser atualizada
- Sem aprovação do arquivo: Uma Lista sem aprovação não tem forca legal
Como o Docavelo Ajuda
O Docavelo categoriza automaticamente os documentos de acordo com a sua Lista de Categorias assim que os carrega. Os períodos de retenção são rastreados automaticamente e o sistema notifica-o quando a documentação expira e quando e altura de submeter um pedido de destruição.
Pare de gerir registos manualmente. Deixe o Docavelo fazê-lo por si: automaticamente, com precisão e em conformidade com a lei.
