Arquivo fiscal de 10 anos resiste a caducidade e prescrição

Três prazos diferentes que se confundem com facilidade

Muitas empresas portuguesas pensam que podem eliminar documentos fiscais assim que a Autoridade Tributaria deixa de poder liquidar imposto. E um erro caro. Existem em Portugal três prazos distintos que tendem a confundir-se: o prazo de caducidade do direito a liquidação, o prazo de prescrição da divida tributaria e o prazo de conservação dos documentos. São realidades jurídicas diferentes, com finalidades diferentes, e o mais longo dos três e justamente o que muitas empresas ignoram.

A confusão tem consequências praticas imediatas. Quem alinha a destruição de arquivo com o prazo de liquidação do imposto arrisca-se a eliminar documentos que a lei ainda obriga a conservar. E quando surge uma inspeção ou um litígio, a ausência desses documentos pesa contra a própria empresa, que fica sem como provar o que declarou.

Caducidade: quatro anos para liquidar

O prazo de caducidade e o tempo de que a Autoridade Tributaria dispõe para liquidar um imposto. Para os impostos periódicos, como o IRC, a Lei Geral Tributaria fixa, em regra, um prazo de caducidade de quatro anos a contar do termo do ano em que ocorreu o facto tributário. Decorrido esse prazo sem liquidação validamente notificada, a Administração deixa, em principio, de poder exigir imposto relativo a esse período.

E aqui que nasce o equivoco. Como ao fim de quatro anos a Autoridade Tributaria deixa de poder liquidar, muitos concluem que os documentos já não são necessários. Mas a caducidade diz respeito ao direito de liquidar, não ao dever de conservar. São planos distintos, e confundi-los e o primeiro passo para um arquivo incompleto.

Prescrição: oito anos para cobrar

A prescrição e ainda outra coisa. Refere-se ao tempo durante o qual uma divida tributaria já constituída pode ser cobrada. Para os impostos periódicos, o prazo de prescrição das dividas e, em regra, de oito anos a contar do termo do ano em que ocorreu o facto tributário. Significa que, mesmo depois de esgotado o prazo de liquidação, uma divida já apurada pode continuar a ser exigível durante vários anos.

Para a gestão documental, a leitura e clara: o prazo de prescrição, de oito anos, já por si ultrapassa o prazo de caducidade de quatro anos. Mesmo que se quisesse alinhar o arquivo com os prazos do imposto, seria a prescrição, e não a caducidade, o limite mínimo a considerar. Mas nem sequer e esse o prazo decisivo.

Conservação: dez anos como regra geral

O prazo que verdadeiramente comanda o arquivo e o da conservação dos documentos. O artigo 19.o do Decreto-Lei n.o 28/2019 estabelece que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte durante 10 anos, salvo quando outro prazo resulte de disposição especial. Esta obrigação abrange também a documentação relativa a analise, programação e execução dos tratamentos informáticos utilizados.

No mesmo sentido, as empresas com contabilidade organizada sujeitas a IRC devem manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada exercício. Em sede de IVA, os registos contabilísticos e os documentos de suporte devem igualmente ser conservados durante 10 anos. O prazo de conservação e, portanto, mais do dobro do prazo de caducidade e ainda superior ao de prescrição, e e ele que determina ate quando os documentos não podem ser destruídos.

Porque o digital não dispensa o cuidado com o prazo

A passagem para a fatura eletrónica, o ATCUD e o SAF-T não elimina a obrigação de conservação de 10 anos, apenas muda o suporte. Um documento eletrónico continua sujeito ao mesmo prazo, e a sua conservação tem de garantir a integridade, a autenticidade e a legibilidade durante toda a década. Guardar ficheiros numa pasta sem qualquer garantia de que não foram alterados não cumpre, por si só, o dever de conservar em boa ordem.

O Decreto-Lei n.o 28/2019 e expresso ao estender a obrigação de conservação a documentação técnica dos tratamentos informáticos. Isto significa que, numa contabilidade digital, não basta guardar as faturas: e preciso poder demonstrar como os dados foram processados e que se mantiveram íntegros ao longo do tempo. A conservação deixa de ser um arquivo passivo e passa a ser um processo que tem de resistir a uma verificação anos mais tarde.

Como organizar o arquivo para os 10 anos

A abordagem pratica começa por separar claramente os três conceitos: a caducidade limita a liquidação, a prescrição limita a cobrança, e a conservação limita a destruição. O prazo que define a política de arquivo e o de conservação de 10 anos, salvo prazo especial mais longo. A partir dai, convem garantir que os livros, registos e documentos de suporte, em papel ou em formato eletrónico, são mantidos de forma integra, autentica e legível durante toda a década, incluindo a documentação técnica dos sistemas informáticos. Só depois de decorridos os 10 anos, e na ausência de qualquer litígio ou disposição especial, faz sentido ponderar a eliminação. Alinhar a destruição com a caducidade de quatro anos, como ainda fazem muitas empresas, e expor-se a ficar sem prova precisamente quando ela e necessária.