Documentos de Transporte em Portugal: comunicar a AT antes de os bens circularem ou arriscar coimas do RGIT

Regime de Bens em Circulação: que documentos devem acompanhar os bens

Em Portugal, nenhuma mercadoria deveria sair do armazém desacompanhada. Ao abrigo do Regime de Bens em Circulação, fixado pelo Decreto-Lei n.o 147/2003, de 11 de julho, os bens em circulação devem viajar acompanhados de um documento de transporte: uma guia de remessa, uma guia de transporte, uma fatura ou outro documento equivalente que titule a movimentação física dos bens. O documento responde a uma pergunta que um inspetor pode fazer a beira da estrada: de onde vem esta carga, para onde vai e quem responde por ela.

A lógica e diferente da do ATCUD. O ATCUD e o código único de documento, com QR code, impresso nas faturas e noutros documentos fiscais. Aqui falamos de um dever autónomo: comunicar o próprio documento de transporte a Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) antes do envio e fazer a mercadoria circular já na posse do código que a AT devolve. São obrigações que coexistem, mas tratar uma como se cobrisse a outra e um erro frequente.

Comunicar a AT antes de o transporte começar

O ponto critico do regime e o momento. O documento de transporte deve ser comunicado a AT ANTES de iniciado o transporte, nunca depois de a carrinha já estar em movimento. As regras de comunicação foram fixadas pela Portaria n.o 161/2013, de 23 de abril, estão em vigor desde 1 de julho de 2013, e as penalidades começaram a ser aplicadas desde 15 de outubro de 2013.

Existem três canais, consoante o perfil do sujeito passivo: a transmissão eletrónica de dados por webservice (a via em tempo real), o Portal e-Fatura e a comunicação por telefone, prevista para os casos de menor dimensão. Em qualquer deles, o objetivo e registar a operação junto da AT e obter, em troca, um código de identificação que passa a fazer parte da viagem.

O limiar dos 100.000 EUR: quem e obrigado a comunicar em tempo real

A linha que separa as duas realidades e o volume de negócios do período anterior, fixado em 100.000 EUR:

• Volume de negócios superior a EUR 100.000: a comunicação tem de ser feita por webservice, em tempo real e antes de os bens circularem. A AT devolve um código de identificação que deve acompanhar os bens durante o transporte.
• Volume de negócios igual ou inferior a EUR 100.000: e possível emitir documentos em papel e comunicar por telefone, recebendo na mesma um código, podendo inserir os restantes elementos no Portal e-Fatura ate ao 5.o dia.

Para quem cresce, ultrapassar os 100.000 EUR deixa de ser um marco comercial e passa a ser um marco de processo: o papel mais o telefone deixam de bastar e a integração com o webservice da AT tem de estar operacional antes de cada expedição.

O papel do transportador e a partilha de responsabilidades

O regime não se esgota em quem expede. O transportador deve sempre exigir ao remetente o original e o duplicado do documento de transporte, ou o código de identificação da AT resultante da comunicação eletrónica (RBC Art. 7).

As penalidades seguem uma lógica de cadeia. Em regra, recaem sobre o remetente, que deveria ter emitido e comunicado. Mas quando o transportador não consegue identificar o remetente, passam a recair sobre ele. Ha ainda um caso a reter: um documento de transporte adicional emitido por alteração de destino em transito e imputado apenas ao transportador.

Coimas do RGIT: Art. 117.o e Art. 119.o

As infrações a este regime não ficam dentro do Decreto-Lei n.o 147/2003: o RBC reencaminha-as para o Regime Geral das Infrações Tributarias (RGIT).

• Não emitir, não comunicar ou não exibir o documento de transporte ou o respetivo código da AT cai no RGIT Art. 117.o n.1, com coima de EUR 150 a EUR 3.750. O encaminhamento desta infração para o Art. 117 e feito pelo RBC Art. 14 n.1.
• Omissões ou inexatidões no documento de transporte, por exemplo a falta do NIF do destinatário ou de outras menções obrigatórias, são punidas pelo RGIT Art. 119.o, com coima de EUR 93,75 a EUR 5.625, em dobro para pessoas coletivas. O encaminhamento e feito pelo RBC Art. 14 n.2.

As duas normas leem-se em conjunto. A primeira pune a ausência: não houve documento, comunicação ou código a apresentar. A segunda pune o erro: houve documento, mas incompleto ou incorreto. Como a coima do Art. 119.o duplica para pessoas coletivas, uma simples menção em falta numa guia pode custar um valor desproporcionado. A competência para fiscalizar e aplicar e da AT, que opera também os canais e-Fatura e WebService usados na comunicação.

Boas praticas de arquivo: guardar o documento e o código da AT a prova de inspeção

Comunicar a tempo resolve metade do problema. A outra metade e conseguir provar, mais tarde, que tudo foi feito. Numa inspeção, e preciso reconstituir a operação, ligando cada expedição ao documento de transporte e ao código devolvido pela AT. A regra de ouro e arquivar documento e código em conjunto, num registo que cruze, para cada movimento, o documento emitido, o canal usado (webservice, Portal e-Fatura ou telefone), o código da AT e o momento da comunicação. Quando a comunicação por telefone for completada com elementos no Portal e-Fatura ate ao 5.o dia, esse passo deve ficar também documentado.

Quanto ao prazo de conservação, e preciso prudência. O prazo exato dos documentos de transporte não surgiu fixado de forma firme no texto consolidado durante esta analise. Trata-se de documentos comerciais e fiscais, geralmente guardados dentro da janela normal de arquivo fiscal, mas o numero concreto de anos deve ser verificado diretamente no Decreto-Lei n.o 147/2003 e nas regras gerais de conservação fiscal antes de definir uma política interna. Ate la, a postura conservadora e tratar estes documentos como qualquer outro suporte fiscal relevante.