IES 2026 com SAF-T: arquivo descuidado vira fatura fiscal

As duas decisões que mudaram o maio dos contabilistas portugueses

Em abril de 2026, dois despachos da Secretaria de Estado dos Assuntos Fiscais redesenharam o calendário fiscal para o exercício 2025. O Despacho 55/2026-XXV-SEAF prorrogou o prazo de comunicação do SAF-T-Faturacao do dia 5 para o dia 8 de maio de 2026, dando três dias adicionais aos sistemas POS que ainda não tinham concluído o ajuste a versão XSD mais recente. Em paralelo, o despacho operacional sobre a IES (Informação Empresarial Simplificada) confirmou que a declaração para o exercício 2025, com prazo de submissão a 15 de julho de 2026, já viria com pre-preenchimento automático dos anexos A e I com base nos ficheiros SAF-T (Contabilidade) submetidos pelas entidades.

Ate ai, a IES era uma declaração de auto-preenchimento total. O contabilista preparava o ficheiro, validava-o no Portal das Finanças e submetia. A AT recebia e arquivava. Em 2026, a lógica inverte-se: a AT pre-preenche, o contabilista valida ou corrige. A correção tem prazo limite de 30 dias a contar da disponibilização da IES pre-preenchida no Portal. Quem não corrige no prazo, fica com os valores pre-preenchidos como definitivos.

Como a AT pre-preenche os anexos A e I

O anexo A da IES e a demonstração de resultados por naturezas. O anexo I e o balanço. Ambos são numericamente alimentados pelos saldos das contas do SAF-T (Contabilidade). A AT cruza três ficheiros:

• O SAF-T (Contabilidade) anual, que algumas empresas já submetem voluntariamente desde 2024
• O SAF-T (Faturação) mensal, que e obrigatório para todas as empresas com facturacao
• As Declarações Mensais de Remunerações (DMR), que alimentam os custos com pessoal

O algoritmo de pre-preenchimento agrupa as contas conforme o Código de Contas Português e atribui automaticamente cada agrupamento a uma linha do anexo A ou do anexo I. Os três campos mais frequentemente errados são:

1. Outros gastos e perdas operacionais, onde a AT classifica genericamente despesas que a empresa subdivide manualmente
2. Outros rendimentos, onde a AT pre-preenche subsídios e ganhos de capital sem distinção
3. Existências, onde diferenças de inventario físico vs contabilístico aparecem como ajustamento que a empresa precisa explicar

A janela de 30 dias para corrigir: que provas e que precisa

Quando a IES pre-preenchida fica disponível no Portal das Finanças (tipicamente entre 1 e 15 de junho de 2026 para entidades com exercício coincidente com o ano civil), começa um prazo de 30 dias para validar ou corrigir. Corrigir não significa simplesmente alterar o valor. Significa carregar prova documental que sustente a alteração.

Tipos de prova aceites pela AT em sede de IES pre-preenchida:

• Extratos contabilísticos detalhados com os movimentos que justificam a divergência, exportados do sistema contabilístico com selo de autenticação temporal
• Documentos de suporte (faturas, notas de credito, contratos) com numero de identificador único e referencia ao movimento no SAF-T
• Mapas de imobilizado com depreciações calculadas e cruzadas com o anexo do imobilizado
• Inventários físicos assinados, datados e referenciados a contagens trimestrais
• Mapas de divergências entre SAF-T (Faturação) e SAF-T (Contabilidade) com explicação por linha

O contabilista que tenha 2025 sem auditoria interna mensal, sem reconciliações documentadas e sem arquivo organizado dos documentos de suporte, não consegue produzir esta prova em 30 dias. O resultado e aceitar valores pre-preenchidos que podem implicar IRC adicional, derrama estadual adicional e tributação autónoma adicional.

O adiamento do SAF-T (Contabilidade) e o engano que cria

A obrigatoriedade anual do SAF-T (Contabilidade) foi adiada para exercícios a partir de 2027 (submissão em 2028). Esta noticia foi comunicada como um alivio. Em pratica e uma armadilha. Três razoes:

Primeira: muitas empresas vão deixar de produzir o SAF-T (Contabilidade) com cuidado mensal, na expectativa de que só seja necessário daqui a dois anos. Quando precisarem dele em 2028, descobrirão que os anos 2025, 2026 e 2027 estão desorganizados e a reconstrução retroactiva e impossível.

Segunda: a IES 2026 pre-preenchida já usa SAF-T (Contabilidade) como fonte. Mesmo que a sua submissão formal anual seja postergada, a sua geração mensal continua a ser necessária para alimentar o pre-preenchimento. Empresas que dispensem o SAF-T mensal recebem IES pre-preenchidas em branco, o que a AT interpreta como deficiência formal e abre processo inspectivo.

Terceira: o cruzamento entre SAF-T (Faturação) mensal e SAF-T (Contabilidade) mensal e a base do controle de coerência fiscal. Sem este cruzamento, a AT abre alertas automáticos para divergências acima de 1.000 EUR por mês, e a empresa entra na lista de inspeção prioritária de 2027.

Coimas do RGIT mapeadas ao calendário IES

O Regime Geral das Infrações Tributarias (RGIT) tem coimas escalonadas para cada infração. Para o ciclo IES 2026 com pre-preenchimento, os tetos relevantes são:

• Falta ou inexactidao da IES (art. 117 RGIT): coima de 200 EUR a 10.000 EUR por declaração, com agravamento para infrações dolosas
• Falta de comunicação do SAF-T (Faturação) ou comunicação com erros (art. 119 RGIT): coima de 150 EUR a 3.750 EUR por mês, com aplicação por cada mês em falta
• Falta ou inexactidao das declarações periódicas IVA (art. 116 RGIT): coima de 300 EUR a 7.500 EUR por declaração
• Recusa de exibição de escrita ou documentos (art. 113 RGIT): coima de 200 EUR a 10.000 EUR por dia de atraso

O risco efectivo de uma PME portuguesa com erros de pre-preenchimento na IES 2026 não corrigidos no prazo não e uma coima isolada. E a soma de varias coimas: IES inexacta (5.000 EUR), SAF-T-Faturacao incorrecto nos meses afectados (3.000 EUR), e eventualmente IVA inexacto se a divergência tem impacto fiscal (4.000 EUR). O total pode facilmente ultrapassar 12.000 EUR para uma PME com 50 funcionários.

Construir um arquivo limpo de 2025 em junho e julho de 2026

O exercício 2025 já esta fechado contabilisticamente. O que se pode fazer entre junho e julho de 2026 e a organização do arquivo para garantir que cada divergência entre o pre-preenchimento e a realidade tem prova documental imediatamente disponível. Plano de duas semanas:

1. Exportar SAF-T (Contabilidade) anual 2025 do sistema ERP com selo de autenticação temporal
2. Cruzar com SAF-T (Faturação) mensal 2025 e identificar divergências maiores que 500 EUR por mês
3. Para cada divergência identificada, anexar prova documental (factura, nota credito, contrato) com numero único e hash
4. Preparar mapa de imobilizado 2025 com depreciações calculadas e dispostas por activo, com referencia cruzada ao SAF-T
5. Reconciliar contas com terceiros (clientes, fornecedores) ao nível do partidário, com extracto autenticado
6. Carregar todos os documentos para o DMS com indexação por mês, conta e tipo
7. Realizar uma simulação IES com os valores corrigidos, comparando com o que o pre-preenchimento ira mostrar
8. Identificar antecipadamente os pontos onde o contabilista vai precisar de corrigir, e ter as provas em pasta separada

O contabilista que entra em julho com este arquivo preparado fecha a IES 2026 em duas horas. O que entra desprevenido enfrenta uma maratona de 30 dias com risco de coimas substanciais.