Implementação de DMS: Um Guia Passo a Passo
Mudar para um DMS não tem de ser complicado. Apresentamos os passos para uma implementação bem-sucedida sem perturbar as operações.
Porque a Implementação Não Tem de Ser Dolorosa
O maior receio ao adotar um DMS: "Como vamos transferir todos os documentos?", "Os colaboradores não vão querer utilizar o novo sistema", "Vamos ficar paralisados durante semanas". Nada disto tem de ser verdade: se seguir o processo correto.
Passo 1: Auditoria da Documentação Existente
Antes da implementação, faca um inventario: quantos documentos tem, onde estão (servidor, email, papel), quais são utilizados ativamente, quais são de arquivo. Isto demora 1-2 dias e da uma imagem clara.
Passo 2: Definir a Estrutura
Determine as categorias: faturas, contratos, RH, projetos, correspondência. Defina quem tem acesso a que. Estabeleça períodos de retenção. O DMS ajuda com modelos predefinidos para o seu mercado.
Passo 3: Configurar Utilizadores e Funções
Defina funções: administrador, contabilista, diretor, colaborador. Cada função tem permissões definidas: o que podem ver, editar, eliminar, partilhar.
Passo 4: Migração de Documentos
Não migre tudo de uma vez. Comece com novos documentos: a partir de hoje, tudo vai para o DMS. Migre documentos antigos gradualmente, por prioridade: contratos ativos > ano corrente > anos anteriores.
Passo 5: Formação dos Colaboradores
A formação não precisa de demorar horas. Se o DMS for intuitivo, 30 minutos são suficientes. O fundamental: mostre aos colaboradores como o DMS lhes poupa tempo, não como e complicado.
Passo 6: Arranque e Monitorização
Primeiras 2 semanas: suporte intensivo. Monitorize quem utiliza o sistema e quem não utiliza. Resolva problemas imediatamente. Apos um mês: o sistema torna-se rotina.
Erros Comuns de Implementação
- Tentar migrar todos os documentos de uma vez: paralisa a empresa
- Sem formação: os colaboradores regressam aos hábitos antigos
- Estrutura demasiado complicada: mais simples e melhor
- Sem "campea" na equipa: precisa de uma pessoa a impulsionar a implementação
Conclusão
O Docavelo implementa-se em 1-2 dias. Interface intuitiva, modelos predefinidos, formação incluída. Comece com novos documentos hoje: migre os antigos gradualmente. Experimente gratuitamente.
