Pesquisa IA no RH: contratos a prazo a expirar em 90 dias

A Folha de Calculo que Ninguém Atualiza

Todas as equipas de RH tem uma: a folha de calculo mestre que acompanha datas de contratos, períodos de estagio, vencimentos de certificações e calendários de avaliação de desempenho. Alguém criou-a ha dois anos. Três pessoas tem acesso de edição. Não e atualizada desde fevereiro. Entretanto, dois contratos a prazo expiraram sem avisos de renovação e uma certificação de segurança obrigatória caducou sem que ninguém notasse, porque a folha de calculo dizia "pendente" e ninguém a alterou.

Consultas de Pesquisa de RH que Previnem Falhas de Conformidade

• "Colaboradores com contratos a prazo a expirar nos próximos 90 dias": filtrado por prazo em todos os ficheiros de pessoal
• "Todos os colaboradores cuja certificação de segurança expira antes de junho": acompanhamento de conformidade de formação
• "Contratos com períodos de estagio a terminar este mês": lembretes de revisão de estagio
• "Encontrar todos os colaboradores que assinaram uma clausula de não concorrência": pesquisa ao nível de clausula dentro do conteúdo dos contratos
• "Registos de formação do [departamento] nos últimos 12 meses": recuperação de documentação de conformidade

Verificação de Integração

Durante uma auditoria, precisa de provar que cada colaborador completou a sua documentação de integração: contrato assinado, verificação de identidade, formulário fiscal, reconhecimento de formação em segurança. Com pesquisa por IA, "mostrar todos os documentos de integração de colaboradores contratados no 1.o trimestre de 2026" devolve uma visão de lista de verificação, revelando instantaneamente quais ficheiros estão completos e quais tem lacunas.

A Dimensão do RGPD

Os dados dos colaboradores são dados pessoais. O RGPD da aos colaboradores o direito de aceder aos seus dados e, em alguns casos, solicitar a sua eliminação. Quando um colaborador pergunta "que documentos tem sobre mim?", precisa de responder de forma completa e rápida. A pesquisa por IA em ficheiros de pessoal classificados e com controlo de acesso torna este pedido uma única consulta em vez de uma pesquisa de arquivo de vários dias.

Como a Docavelo Disponibiliza a Pesquisa de RH

A Docavelo indexa cada documento de RH com metadados extraídos por IA: datas de contrato, nomes de colaboradores, tipos de certificação e datas de validade. Os alertas automáticos de prazo substituem a folha de calculo nunca atualizada. A pesquisa em linguagem natural trata consultas em linguagem simples e os controlos de acesso por colaborador garantem a conformidade com o RGPD. Todos os dados são encriptados com AES-256 no AWS S3, com registos de auditoria completos que satisfazem tanto as autoridades de proteção de dados como os requisitos internos de conformidade de RH.