OCR para RH: digitalize ficheiros de colaboradores

A Avalanche de Papel na Integração

Cada nova contratação gera uma pilha de documentos: contrato de trabalho assinado, copias de verificação de identidade, formulários fiscais, inscrição em benefícios, dados bancários, acordo de confidencialidade, formulário de contacto de emergência, reconhecimento de formação em segurança. Para uma empresa que contrata 50 pessoas por ano, são mais de 400 documentos que devem ser processados, verificados, arquivados e tornados acessíveis, durante todo o período de emprego de cada contratação e frequentemente anos depois.

87% dos empregadores a nível global usam agora IA em pelo menos um aspeto do recrutamento, mas no momento em que a carta de oferta e assinada, o processo reverte para papel e arquivo manual. O fosso entre recrutamento digital e integração em papel e onde os documentos se perdem, os prazos são ultrapassados e as lacunas de conformidade emergem.

Ficheiros de Pessoal Antigos: O Arquivo Impesquisavel

A maioria das empresas tem anos de registos de colaboradores armazenados como PDFs de imagem digitalizados: ficheiros pessoais, registos disciplinares, certificados de formação, avaliações de desempenho. Estes arquivos são completamente impesquisaveis. Encontrar o certificado de formação especifico de um colaborador de 2019 requer saber exatamente em que pasta esta, ou navegar por cada ficheiro na pasta de pessoal ate o encontrar.

O que o OCR para RH Deve Ser Capaz de Tratar

• Documentos de identidade: passaportes, bilhetes de identidade, autorizações de trabalho com formatos variados e características de segurança
• Contratos assinados: assinaturas manuscritas em documentos impressos, frequentemente parcialmente manuscritos
• Formulários fiscais e de salários: formulários emitidos pelo governo com layouts de campos específicos
• Certificados de formação: de vários prestadores em diferentes formatos
• Autorizações medicas: declarações de saúde pre-emprego com informação sensível

Complexidade de Retenção

Os documentos de RH tem alguns dos requisitos de retenção mais complexos: os contratos de trabalho devem ser conservados pelo período de emprego mais os anos obrigatórios pos-emprego, os registos de salários ate 50 anos em algumas jurisdições, os registos de formação pelos períodos de conformidade regulatoria e os registos médicos com regras especiais de proteção de dados. Gerir estes períodos de retenção sobrepostos manualmente e propenso a erros e arriscado.