DMS para Agências de Contabilidade: Gestão de Documentos para Mais de 50 Clientes
As agências de contabilidade gerem documentação de dezenas de clientes. Saiba como o DMS traz ordem ao caos de pastas e emails.
Caos nas Agências de Contabilidade
Uma agência de contabilidade típica trata da contabilidade de 30-100 clientes. Cada cliente envia mensalmente faturas, extratos bancários, contratos, ordens de viagem. Multiplique por 12 meses e obtem milhares de documentos por ano.
"Sistema" atual: uma pasta por cliente no servidor, emails com anexos, grupos de mensagens, pastas de papel. Resultado? Gasta mais tempo a encontrar documentos do que a fazer contabilidade propriamente dita.
Como o DMS Muda o Trabalho da Agência
Organização por Cliente
Cada cliente tem o seu próprio espaço com categorização automática: faturas recebidas, faturas emitidas, extratos, contratos, formulários fiscais. A IA reconhece o tipo de documento e arquiva-o corretamente.
Portal de Carregamento para Clientes
Em vez de emails e mensagens: os clientes carregam documentos diretamente no portal. Cada documento vai automaticamente para a pasta certa. Acabaram os "enviei-lhe a fatura por email, recebeu?"
Prazos de Declarações Fiscais
O DMS lembra automaticamente sobre prazos: declaração de IVA ate ao dia 15, imposto anual ate marco, livro de arquivo ate abril. Para cada cliente separadamente.
Digitalização em Massa
O cliente traz uma caixa de faturas em papel? Digitalização em massa + OCR = tudo digitalizado, pesquisavel e organizado em 30 minutos em vez de 3 dias.
ROI para Agências de Contabilidade
| Atividade | Sem DMS | Com DMS |
|---|---|---|
| Encontrar uma fatura | 5-15 minutos | 10 segundos |
| Receção de documentos de clientes | Email + ordenação manual | Portal automático |
| Preparação para auditoria fiscal | 2-3 dias | 30 minutos |
| Tempo gasto em administração | 40% do tempo de trabalho | 10% do tempo de trabalho |
Conclusão
O Docavelo e ideal para agências de contabilidade: portal de clientes, categorização IA, prazos automáticos e digitalização OCR. Poupe 30% do seu tempo de trabalho. Experimente gratuitamente.
