Durante Quanto Tempo Conservar Faturas na Serbia: Períodos, Leis e Dicas Praticas
Períodos exatos de retenção de faturas na Serbia: para contribuintes de IVA, empresários individuais e setor publico. O que diz a lei e como arquivar.
Porque E Importante Conhecer os Períodos de Retenção de Faturas?
As faturas são o tipo mais comum de documentação comercial. Toda a empresa as emite e recebe: diariamente, semanalmente, mensalmente. Mas durante quanto tempo deve conservá-las? A resposta depende de ser ou não contribuinte de IVA, em que setor se encontra e que tipo de fatura e.
Errar o período pode custar-lhe caro: quer porque destruiu prematuramente um documento necessário para uma auditoria fiscal, quer porque esta a armazenar toneladas de papel desnecessário.
Períodos de Retenção por Lei
Lei da Contabilidade (Art. 9)
De acordo com a Lei da Contabilidade ("Jornal Oficial da RS", n.o 73/2019), os documentos contabilísticos (incluindo faturas) devem ser conservados durante pelo menos 5 anos a partir do ultimo dia do exercício a que se referem.
Lei do IVA
Para contribuintes de IVA, as faturas devem ser conservadas durante 10 anos a partir do final do ano civil a que se referem. Isto e mais longo do que o período geral de contabilidade.
Lei da Faturação Eletrónica
As faturas eletrónicas emitidas através do sistema SEF são conservadas:
- 10 anos para contribuintes de IVA
- 5 anos para entidades fora do sistema de IVA
O próprio sistema SEF armazena faturas num registo central, mas isto não exime a empresa da sua obrigação de manter os seus próprios registos.
Visão Geral dos Períodos de Retenção por Tipo de Fatura
| Tipo de Fatura | Período de Retenção | Base Legal |
|---|---|---|
| Faturas emitidas (contribuinte de IVA) | 10 anos | Lei do IVA |
| Faturas recebidas (contribuinte de IVA) | 10 anos | Lei do IVA |
| Faturas (não contribuinte de IVA) | 5 anos | Lei da Contabilidade |
| Faturas eletrónicas via SEF (IVA) | 10 anos | Lei da Faturação Eletrónica |
| Faturas eletrónicas via SEF (sem IVA) | 5 anos | Lei da Faturação Eletrónica |
| Faturas pro forma | 10 anos | Lei do IVA |
| Notas de credito/debito | 10 anos | Lei do IVA |
Fatura em Papel ou Eletrónica: O Período Difere?
Não. O período de retenção e o mesmo independentemente do formato. Fatura em papel, PDF, XML, todas são conservadas pelo mesmo período. A diferença esta no método de armazenamento:
- Faturas em papel: armazenamento físico em dossies/caixas
- Faturas eletrónicas: armazenamento digital com integridade e autenticidade asseguradas
Se digitalizou (scaneou) faturas em papel, os originais devem continuar a ser conservados a menos que cumpra as condições para substituição de originais por copias digitais.
Dicas Praticas para Armazenamento de Faturas
- Organize por ano e tipo: recebidas e emitidas separadamente, por ano
- Utilize um sistema DMS para faturas eletrónicas: categorização e pesquisa automáticas
- Ligue faturas ao livro de arquivo: cada categoria de faturas deve ser registada
- Não espere pelo final do ano: organize mensal ou trimestralmente
- Faca copias de segurança das faturas eletrónicas: pelo menos 2 copias em localizações diferentes
O Que Acontece Apos o Período Expirar?
Quando a retenção de faturas expira, não pode simplesmente eliminá-las. Deve:
- Preparar uma lista de faturas para destruição
- Submeter um pedido ao arquivo competente para aprovação
- Aguardar aprovação escrita
- Destruir a documentação e criar um auto
Conclusão
O período de retenção de faturas na Serbia e de 5 ou 10 anos, dependendo do estatuto de IVA. Não deixe que isto o confunda: a chave e uma abordagem sistemática e a ferramenta certa.
O Docavelo rastreia automaticamente os períodos de retenção de cada fatura, notifica-o quando expiram e ajuda-o a conduzir o procedimento legal de destruição. Tudo num só lugar.
