Papir archívumok digitalizalasa: Hogyan terjunk át papirrol digitalisra adatvesztes nélkül

Miért digitalizaljuk a papir archívumokat?

A legtöbb vállalat Szerbiában még mindig jelentős mennyisegu papir dokumentációval rendelkezik. A digitalizálás a következőket hozzá:

Azonnali keresés: bármely dokumentum másodpercek alatt
Helymegakaritas
Vesztesgvedelem: a digitális másolatok tartosabbak
Könnyebb hozzáférés
Jogi megfelelés

1. lépés: Felmérés és priorizalas

Ne próbálja egyszerre digitalizlani mindent. Kezdje az aktív dokumentációval, a hosszú megőrzési idejű dokumentációval és a targyevi dokumentációval.

2. lépés: Dokumentáció elokeszitese szkenneleshez

Kapcsok és gemek eltavolitasa
Gyűrt oldalak egyengetese
Sorrend szervezese
Mappák cimkezese

3. lépés: Szkennelés

Felbontas: minimum 300 DPI szoveges dokumentumokhoz, 600 DPI finom reszletekhez
Formátum: PDF/A hosszú távú tároláshoz
ADF szkenner: automatikus lapadagolo dramatikusan felgyorsitja a folyamatot

4. lépés: OCR feldolgozás

OCR nélkül a szkennelt dokumentum csak kép: nem lehet szoveget keresni benne. A Docavelo beépített AI-alapu OCR-rel rendelkezik, amely automatikusan felismeri a szoveget.

5. lépés: Elnevezés és osztályozás

Minden digitalizalt dokumentumnak egyértelmű fajlnevet, osztályozási jelet és metaadatokat kell kapnia.

6. lépés: Tárolás és biztonsági mentes

Centralizalt tárolás: egy DMS rendszer
Biztonsági mentes 2+ helyre
Hozzáférés-szabályozás
Audit nyomvonal

A digitalizalt dokumentumok jogi ervenyessege

Az Elektronikus Dokumentumokrol szóló törvény szerint a digitalizalt dokumentum ugyanazzal a jogi erovel birhat, mint az eredeti, ha a digitalizalast előírt szabvanyok szerint vegeztek.

Összefoglalás

A papir archívumok digitalizalasa sokszorosn megteerulo befektetés.

A Docavelo lehetővé teszi szkennelt dokumentumok feltolteset, automatikus OCR feldolgozast, kategorizalast és AI keresést tartalom alapján. Kezdje el ma: ingyenesen.