HR OCR: munkavállalói fájlok és szerződések digitalisan

A beilleszkedesi papir-lavin a

Minden új alkalmazott dokumentumkupacot generál: aláírt munkaszerzodes, szemelyigazolvany-masolatok, adoformanyomtatvanyok, juttatasi beiratkozás, bankadatok, titoktartási megállapodás, szocsegi kapcsolattartasi ur lap, biztonsági kepzesi visszaigaz olas. Évente 50 embert felveevelo vállalat számára ez 400 több dokument, amelyeket fel kell dolgozni, ellenorizni, archiválni és hozzaferhetoeve kell tenni - minden alkalmazott teljes foglalkoztatasi idoszaka rá és többnyire evekig azon túl is.

A vilagon át a munkáltatók 87%-a most már használ AI-t legalább a felvételezés egy aspektusaban - de amint az ajanlatolevelet alairtjak, a folyamat vissza tér a papirhoz és a kezell egeses archivalashoz. A digitális toborzás és a papiralapue beilleszkes között a rés az, ahol a dokumentumok elvesznek, a határidő k elmulasztodnak és a megfele lesi resek még jelennek.

Régi személyzetis fájlok: a kereshetetlen archívum

A legtöbb vállalat evnyi munkavállalói rekordokat tárol szken nelt kepfajl PDF-kekent - személyzetis fájlok, fegyelmi rekordok, kepzesi tanúsítványok, teljesitmeny-felulvizsgalatok. Ezek az archívumok teljesen kereshetetlen ék. Egy konkrét munkavállalói kepzesi tanúsítvány megtalál asa 2019-bol pontosan tudnia kell, melyik mappában ván - vagy át kell bongeszni minden fájlt a személyzetis mappában, amíg még nem talal ja.

Mit kell kezelnie a HR OCR-nek

• Szemelyazonossagi dokumentumok - útlevelek, szemelyigazolvanyok, munkavallalasi engedélyek különböző formatumokkal és biztonsági jellemzokkel
• Aláírt szerzodések - nedves alairtasok nyomtatott dokumentumokon, gyak ran részben kézzel írva
• Ado- és bérszámfejtési urlapok - kormány által kiadott urlapok specifikus mezo-elrendezesekkel
• Kepzesi tanúsítványok - különböző szolgas ltatoktol külön bő formátumokban
• Orvosi engedély ék - foglalkoztas előtt egészségügyi nyilatkozatok erze kény informacioival

A megőrzési bonyolultsag

A HR dokumentumoknak ván néhány legbonyolultabb megőrzési követelményei: a munkaszerzodest a foglalkoztatasi időszakra és a törvény és utáni evekre kell megőrizni, a bérszámfejtési rekordokat egyes joghatosagokban akarel 50 évén át, a kepzesi rekordokat szabalyozasi megfelelés i idoszakok rá, az orvosi rekordokat különleges adatvédelmi szabalyokkal. Ezeknek az átmenő megőrzési idoszakoknak a kezell egeses kezelese hibalehetoseg u és kockázatos.

Hogyan kezeli a Docavelo a HR dokumentumokat

A Docavelo a HR dokumentumokat OCR-en át dolgozza fel AI besorolassal, amely azonositja a dokumentumtipusokat és kinyeri a kulcsadatokat - szerzodesdatumok, munkavállalói nevek, tanúsítvány részlet ék és lejárati dátumok. Az automatizált megőrzési szabályzatok kezelik a HR-specifikus megőrzési idoszakok bonyolultsagat. Minden adat AES-256 titkosítással ván tárolva az AWS S3-on, dokumentumonkénti hozzáférési vezerlokkel, biztositva, hogy az erze kény HR fájlok csak a jogositott szemelyzetnek legyenek lathatoak. Az auditmappa minden hozzáférést dokumentál - kritikus a munkavállalói adatvédelmi megfeleleshez.