Zatvaranje tvrtke: Sto učiniti s dokumentima
Zatvaranje tvrtke ne znaci da možete odbaciti dokumente. Zakon propisuje obveze čuvanja i predaje arhivu. Evo potpunog vodica.
Zatvaranje tvrtke ≠ Zatvaranje arhive
Mnogi vlasnici tvrtki vjeruju da zatvaranje tvrtke zavrssava obvezu čuvanja dokumenata. To nije točno. Zakoni o arhiviranju zahtijevaju da se dokumentacija mora sačuvati cak i nakon prestanka rada pravne osobe.
Zakonske obveze pri zatvaranju
- Sređivanje dokumentacije: svi dokumenti moraju biti razvrstani po godini i kategoriji
- Ažuriranje arhivske knjige: potpuni inventar svih dokumenata
- Odvajanje trajnih zapisa: dokumenti trajne vrijednosti se odvajaju
- Predaja državnom arhivu: trajni zapisi se predaju nadležnom arhivu
- Uništenje netrajnog materijala: samo uz odobrenje arhiva
Rokovi čuvanja koji vrijede nakon zatvaranja
| Vrsta dokumenta | Rok čuvanja |
|---|---|
| Financijski izvještaji | Trajno |
| Porezna dokumentacija | 10 godina |
| Obračuni placa | Trajno |
| Ugovori o radu | Trajno |
| Komercijalni ugovori | 10 godina od isteka |
| Računi | 10 godina |
Kako DMS olakšava zatvaranje
- Organizirana predaja: svi dokumenti već kategorizirani s metapodacima
- Automatska arhivska knjiga: generirajte potpunu arhivsku knjigu za predaju
- Izvoz u standardnim formatima: PDF/A za dugoročno čuvanje
- Revizijski trag: dokaz integriteta dokumenata tijekom cijelog roka čuvanja
Zaključak
Docavelo vam pomaze zatvoriti tvrtku u skladu sa zakonom. Automatska arhivska knjiga, organizirana dokumentacija i izvoz za predaju državnom arhivu. Ne čekajte do zadnjeg trenutka: organizirajte svoje dokumente sada.
